03 april 2012

WieWasWie, een chronologisch overzicht

imageMedio april 2012 zal de website WieWasWie beschikbaar worden gesteld aan het publiek. De eerste voorbereidingen voor deze opvolger van Genlias begonnen in 2007, toen nog met als werktitel MijnVoorouders. Dit artikel poogt een feitelijk overzicht te geven van de belangrijkste mijlpalen en spelers in de ontwikkeling van dit vernieuwde landelijke platform voor historisch persoonsonderzoek.


1996-2006 Voorgeschiedenis
De geschiedenis van GenLias (een samentrekking van Genealogie en Lias) begint in 1996 toen het plan Familiegeschiedenis tot 1780 werd gelanceerd, één van de vernieuwingsprojecten van de toen nog sterk gecentraliseerde rijksarchiefdienst. In 1997 werd er voor het project Digitale Sleutel tot familiegeschiedenis het ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschap  (OC&W) zo’n 500 duizend gulden beschikbaar gesteld uit het Actieprogramma Elektronisch Snelwegen. De Genlias website is sinds juni 1998 online, eerst via www-lias.rad.archief.nl en sinds maart 2002 via www.genlias.nl.

2007 Voorverkenning
Het feit dat Genlias niet robuust genoeg was, niet de gewenste functionaliteit & informatieproducten bood en hoge beheerskosten kende vormden de aanleiding voor een voorverkenning.
Eind 2007 voerde ITHAKA in opdracht van Stichting Archiefprogrammatuur (STAP) een online onderzoek onder (potentiële) gebruikers van genealogische websites getiteld Online stamboomonderzoek: gebruikerservaringen, wensen en betalingsbereidheid.
Over Stichting Archiefprogrammatuur (STAP)
STAP is in 1989 door de erfgoedinstellingen opgericht. STAP richt zich op het beheer, ontwikkeling en exploitatie van landelijke samenwerkingsprojecten binnen de erfgoedsector met een technologiecomponent. Voorbeelden van reeds gerealiseerde projecten zijn WatWasWaar (historische informatie over topografische locaties in Nederland), de Archiefkaart (gebruikerspas voor toegang archieven) en ABS Archeion (archiefinformatiesysteem). STAP is een aanbestedende dienst, zij wordt namelijk gefinancierd door meer dan dertig erfgoedinstellingen en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
In dezelfde periode deed Daidalos in opdracht van STAP een technologische verkenning naar de technologische mogelijkheden voor de vernieuwing van Genlias. Het beoogde vernieuwde Genlias kreeg als werktitel MijnVoorouders.

2008 Visievorming
In april 2008 organiseerde STAP een bijeenkomst omtrent MijnVoorouders. Zij presenteerde een conceptvisie waarin Nederlandse erfgoedinstellingen met vereende kracht een nieuw landelijk platform voor historisch persoonsonderzoek wilden realiseren. Deze visie was opgesteld in samenspraak met vertegenwoordigers van de beoogde deelnemers, dit waren onder andere de deelnemers van Genlias, de Digitale Stamboom, gebruikers van software van Isis en Pictura en het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG). Betrokken besluitvormers konden hun terugkoppeling geven op de visie en het accorderen, zodat aangevangen kon worden  met een verwervingstraject voor subsidie.

2009 Subsidie en aanbesteding
De totaal benodigde investering om het project MijnVoorouders te realiseren, gecalculeerd over 5 jaar, bedroeg 4 miljoen euro. Financiering van dit budget zou deels mogelijk zijn op basis van eigen bijdragen van deelnemende archieven en het genereren van inkomsten. Voor het andere deel wilde men gebruik maken van subsidie regelingen, waarbij een PRIMA aanvraag van zo'n 2 miljoen het grootste deel vormde. Deze projectsubsidie vanuit de interdepartementale subsidieregeling PRIMA van het ministerie van OC&W werd toegekend voor vijf jaar (2008-2013).
In september 2009 organiseerde STAP de presentatie van de eerste fase van het project MijnVoorouders. Het doel van de bijeenkomst voor deelnemende instellingen was om de resultaten van de eerste projectfase te presenteren en alle betrokkenen de gelegenheid te geven vragen te stellen en te reageren. Tijdens deze bijeenkomst werden ook het functioneel model, de huisstijl met userinterface (incl. folder), de communicatie- & marketingstrategie, het businessmodel waarin ook het concept van de one-stop-shop wordt geïntroduceerd (een terugverdienmodel is een verplichting vanuit de PRIMA regeling) en de usabilitytest gepresenteerd. Ook kregen een 3-tal “gebruikers” tijd in het programma om hun visie te delen, zowel Eric Hennekam, Arnold Vonk als Bob Coret deden dat in eigen stijl.
Waar in de vooraankondiging van genoemde bijeenkomst nog werd gesproken over MijnVoorouders bracht de uitnodiging aan deelnemers een nieuwe naam: WieWasWie. Leuk detail: in de subsidieaanvraag van MijnVoorouders werd in één van de use cases gesproken over het televisieprogramma “Wie Was Wie”.
In oktober 2009 werd WieWasWie via een Europese aanbesteding aanbesteed, partij hadden 2 maanden de tijd om hun offerte in te dienen. Eind november kon STAP beginnen met de beoordeling van de offertes van 6 bedrijven(combinaties). Enkele weken later kregen de aanbieders de kans zichzelf en hun aan bieding te presenteren aan de stuurgroep.

2010 Start ontwerp en bouw
Begin februari 2010 werden er een viertal werkgroepen ingesteld met deelnemers van de deelnemende archieven. Zij zouden zich buigen over Communicatie & PR, Usability & Design, Content & Collectie en Datamodel, Standaarden & Migratie.
De bouw kon echter nog niet aanvangen. STAP wilde in het aanbestedingstraject gunnen aan het consortium DEVENTit / Gridline / Q42 / Fabrique. De combinatie HintTech / Mindbus had echter bezwaar gemaakt, omdat GridLine, één van de partijen in het consortium, in 2009 in opdracht van STAP het technisch bestek had geschreven en een kostenraming had gemaakt (die niet in de aanbesteding aan partijen was verstrekt). In april 2010 deed de rechtbank in Amsterdam uitspraak in dit kort geding in het voordeel van HintTech / Mindbus. STAP mocht niet overgaan tot gunning aan de combinatie. STAP gunde de opdracht (met een waarde van vier ton) aan HintTech en Mindbus zodat eind mei 2010 de bouw van start kon gaan.
In een kick-off zijn alle partijen aan de slag gegaan om een kleine honderd functionaliteiten van WieWasWie te detailleren. Ook werd op de deelnemersdag besproken wat WieWasWie praktisch en zakelijk voor archieven betekent.
Ook werd er een rechtenonderzoek gestart naar de juridische aspecten van het beschikbaar stellen en (door)verkopen van digitaal erfgoed. In augustus 2010 werd door de Mondriaan Stichting een bedrag van 15 duizend euro toegekend ten behoeve van dit Rechtenonderzoek Digitaal Erfgoed en Cultureel ondernemen. In juni 2011 werden de resultaten van dit onderzoek gepresenteerd op het webblog van STAP.

2011 Bouw en reorganisatie
In februari 2011 werden er HTML-pagina's van het design van WieWasWie opgeleverd door Zicht. Na goedkeuring van het projectteam begonnen HintTech en MindBus met de technische implementatie hiervan.
image
Ook op een ander vlak was er voortgang: eind april vond de eerste datamigratie plaats. De collectie van het VOC werd met succes getransporteerd naar het platform. Aansluitend startte MindBus met de datamigratie van de deelnemers van de Digitale Stamboom. Een en ander vond plaats op basis van het binnen het project ontwikkelde A2A (=Archive To Archive) communicatiemodel.
In augustus 2011 moest STAP na intensief testen concluderen dat nog niet alle functionaliteit voldoende werkte. Het testen van het collectieregistratiesysteem (het deel  van WieWasWie dat door archieven wordt gebruikt) en de gebruikersacceptatietest werden enkele weken uitgesteld. Eind september 2011 werd het startsignaal gegeven voor de eindgebruikerstest van WieWasWie waar een 50-tal vrijwilligers aan meededen.
Na het afsluiten van de gebruikerstest, begin oktober 2010, kondigde het STAP bestuur aan dat het STAP bestuur werd uitgebreid, zodat het bestuur meer draagvlak in het veld kon creëren en bovendien STAP kon klaarmaken voor een verdere ontwikkeling. Omdat dit meer tijd kostte en invloed had op de ontwikkeling van projecten die door STAP werden geleid besloot het STAP bestuur de lancering van WieWasWie uit te stellen.
Eén van de wijzigingen die werd doorgevoerd was dat het STAP projectteam van Amsterdam verhuisde naar het Nationaal Archief in Den Haag, ook kreeg STAP een nieuwe interim directeur (vanuit het Nationaal Archief).

2012 Live-gang en exploitatie
In januari 2012 werd gemeld dat STAP in gesprek was met het CBG over het beheer en exploitatie van WieWasWie. Overigens werd hier al in juni 2011 naar gehint in een brief over Informatie- en communicatietechnologie van de staatssecretaris van OC&W en minister van Binnenlandse Zaken (BZK). Hierin werd geschreven dat de collecties en dienstverlening op gebied van de genealogie door het Nationaal Archief zou worden ondergebracht bij het CBG. De rijksbijdrage aan het CBG - vanaf 2012 zo'n 1,8 miljoen euro per jaar - zou primair worden ingezet voor beheer en onderhoud van de ontwikkelde digitale infrastructuur zoals WieWasWie.
Medio april 2012 gaat WieWasWie live. Dit zal een mooi moment zijn voor STAP (projectteam, bestuur en deelnemende archieven) en voor de Nederlandse genealoog! 
De toekomst zal leren of:
  • WieWasWie een robuust platform is dat grote gebruikersaantallen aan kan;
  • het CBG geëquipeerd is om de exploitatie van WieWasWie uit te voeren;
  • het via een abonnement betalen voor scans gehandhaafd blijft of dat er op den duur ook voor zoekresultaten & informatie betaald moet worden;
  • de scans van de Burgerlijke Stand die FamilySearch gratis beschikbaar stelt op zwart gaan voor de Nederlandse genealoog of niet;
  • de ontwikkeling van WieWasWie niet stopt maar door gaat, zowel qua functionaliteit als scans van akten;
  • het aantal archieven dat gebruik maakt van WieWasWie gaat groeien;
  • de gebruikers tevreden zijn met de opvolger van Genlias (en de Digitale Stamboom).
image
Heeft u aanvullingen of correcties op deze chronologie? Ik hoor ze graag via de reacties!


[Update 2 juli 2012] WieWasWie is vandaag live gegaan! Lees ook WieWasWie – wat zit er op dag één in?