22 oktober 2013

Weet waar er online scans worden aangeboden!

imageTe vaak krijg ik van stamboom­onder­zoek­ers te horen dat ze niet verder zoeken als ze op WieWasWie geen scan zien. Dat is zonde, want zeker voor een bron als de Burgerlijke Stand is er vaak wel online een scan te vinden, je moet gewoon weten waar je moet zoeken.

Proef op de som

Om de huidige stand van zaken rondom gegevensverspreiding en beschikbaarheid van scans te beoordelen heb ik een steekproef opgezet. Ik heb bij 17 archiefstellingen een geboorte akte uit de Burgerlijke Stand uit hun collectiegebied gezocht in

  • WieWasWie
  • de website van het archief
  • archieven.nl

Het resultaat van deze steekproef is weergegeven in een uitbreide spreadsheet, waarin is aangegeven welk akte is gezocht, waar deze is gevonden en bovenal of er een scan is gevonden. Hieronder de korte samenvatting:

image

Klik op bovenstaande afbeelding om de complete spreadsheet in te zien. Hieronder staan de conclusies van de steekproef.

Beginnen met zoeken

Als je onderzoek doet in een bepaalde regio dan is de archiefwebsite vaak de logische start van de online zoektocht. Echter, niet alle archieven uit de steekproef bieden de geïndexeerde gegevens van de Burgerlijke Stand op hun website aan! De websites van Erfgoed Centrum Nieuwland en het Noord-Hollands Archief verwijzen direct naar WieWasWie voor 'hun' gegevens.

Bij sommige archiefwebsites moet je even goed zoeken. Bij RHC Limburg wordt er in eerste instantie verwezen naar Genlias (hier later meer over) en ook WieWasWie. Maar kies je op de website van RHC Limburg voor het “Zoeken in onze archieven en collecties” dan komt er ook een Personen tabblad te voorschijn waarmee op naam gezocht kan worden in de akten.

Bij Historisch Centrum Overijssel wordt er voor de Burgerlijke Stand gegevens verwezen naar WieWasWie, maar een zoekopdracht op Google leert, dat er wel een pagina op de archiefwebsite is om personen te doorzoeken. Een link naar deze pagina kan ik op de website van het HCO niet vinden.

Compleetheid WieWasWie

Van de 17 akten die ik initieel in de steekproef had kon ik er één niet vinden op WieWasWie. Een Harderwijker akte kon ik alleen op de website van het Gelders Archief (en archieven.nl) vinden, eigenaardig, daar het Gelders Archief wel gegevens van de Burgerlijke Stand van Harderwijk aanbiedt, maar niet alles? Voor het Gelders Archief heb ik om deze reden de steekproef met één akte uitgebreid, die wel op WieWasWie te vinden was.

De compleetheid van gegevens op WieWasWie moet ook op een ander vlak kritisch bekeken worden. Zo staan bij de akten op de websites van RHC Eindhoven en Archief Eemland ook aktenummers vermeld. Op WieWasWie staan bij dezelfde akten echter geen aktenummers (of in WieWasWie termen “documentnummers”) vermeld. NB: als WieWasWie deze aktenummers niet ontvangt van de archieven (bewust of onbewust), dan kan een intermediair website als WieWasWie deze ook niet tonen.

Uitgebreide functionaliteit

Sommige archiefwebsites gaan qua functionaliteit al verder dan (het huidige) WieWasWie. Zo is het bij de Groninger Archieven (AlleGroningers) en het Tresoar (AlleFriezen) mogelijk om de gegevens van de akte te downloaden in PDF en "GEDCOM" formaat (ik gebruik aanhalingstekens omdat de bestanden niet geheel aan de GEDCOM 5.5.1 standaard voldoen).

Ook bieden veel archiefwebsites “zoeken op twee (of meer) personen”, een functie die WieWasWie ook biedt maar deze hoogstwaarschijnlijk verplaatst naar het betaalde abonnement van WieWasWie.

Op naar de scans!

Doel van de steekproef was om de scans te (weten) vinden. Bij akten van de Groninger Archieven, Tresoar, RHC Eindhoven, Archief Alkmaar en het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) konden de scans van de akten op de WieWasWie website - na het overbodige verplichte inloggen - bekeken worden. Bij Stadsarchief Breda was de scan bij WieWasWie niet direct in te zien, deze kon echter wel gedownload worden (via de omslachtige e-mail route). Maar let wel: op de websites van deze archieven zijn de scans van de akten ook gewoon te bekijken, zonder inloggen!

Behalve dan bij het BHIC. Het BHIC heeft er voor gekozen om sommige akten op hun eigen website niet te linken naar de scan, en dezelfde akten op WieWasWie wel te voorzien van een link naar een scan (die vervolgens vanaf de BHIC website wordt getoond).

Bij akten van een 4-tal archieven zouden sommige onderzoekers - onterecht - zijn afgehaakt, hier vermeld WieWasWie namelijk niet dat er scans zijn. Dit betekent echter niet dat er geen scans zijn! Want ga je naar de website van het Gelders Archief, Drents Archief (Drenlias), Historisch Centrum Leeuwarden of Archief Eemland dan vind je van de betreffende akten wel scans!

De scans die bij het Gelders Archief beschikbaar waren worden overigens ook via Archieven.nl beschikbaar gesteld (hierover later meer).

Voor de akten van de volgende 7 archieven boden zowel de archiefwebsite zelf, archieven.nl als WieWasWie geen scans: Het Utrechts Archief, Zeeuws Archief, Stadsarchief Rotterdam, RHC Limburg, HC Overijssel, Erfgoed centrum Nieuwland en het Noord-Hollands Archief.

De zoektocht naar de scans houdt hier echter niet op!

Van alle 7 akten kon ik online scans vinden bij FamilySearch! De Nederlandse Burgerlijke Stand akten zijn bij FamilySearch niet geïndexeerd op naam, wel op type, plaats en jaartal. Heb je – via opzoekhulp GenVer – de juiste ingang op FamilySearch gevonden, dan moet je alleen nog even het register digitaal doorbladeren (en met het aktenummer in de hand kom je al snel op de juiste pagina).

Van alle 18 geboorte akten in de steekproef zijn dus online scans gevonden, op de archiefwebsite/archieven.nl, WieWasWie of FamilySearch.

Onderzoekshandleidingen en links

Veel archiefwebsites hebben een vorm van genealogische onderzoekshandleiding of lijstje met genealogisch relevantie links. Zoals eerder gezegd verwijst het RHC Limburg nog steeds op een enkele pagina naar Genlias, terwijl deze website toch al bijna een jaar geleden (met veel rumoer) is gestopt. Toch zie je ook op andere archiefwebsites nog Genlias genoemd staan, zoals bij Rijckheyt, Stadsarchief 's-Hertogenbosch, Streekarchief Voorne-Putten & Rozenburg, Waterlands Archief en zelfs Archieven.nl.

Een deel van de archieven die zijn bekeken in deze steekproef maken ook gebruik van archieven.nl. Maar van de 11 archiefinstellingen die actief zijn op archieven.nl presenteren maar 5 archieven hun Burgerlijke Stand gegevens. Wanneer er gezocht wordt naar personen op archieven.nl moet dit dus in het achterhoofd gehouden worden.

Het vreemde is overigens dat geen van deze archieven melding maakt van het feit dat de gegevens ook op archieven.nl staan, zij verwijzen alleen naar WieWasWie.

Verwijzen naar FamilySearch

Maar het meest in het oog springende aspect is toch wel dat geen van de archieven, met name die archieven die geen/weinig scans hebben, melding maken van de scans bij FamilySearch (enkele blogpostings daargelaten). Ik vind dit een gemis, archieven zouden hun bezoekers hier toch best op kunnen wijzen?

Als archief (of intermediair) zou je kunnen beginnen met een algemene opmerking over het bestaan van FamilySearch (en zoekhulpmiddel GenVer) en het feit dat zij een groot deel van de Burgerlijke Stand gescand hebben. Vermeld ook even dat de registers van de Burgerlijke Stand in tweevoud bijgehouden werden om verwarring te voorkomen.

Maar je zou als archief ook verder kunnen gaan qua dienstverlening. Je zou namelijk ook per akte een deeplink kunnen leggen naar de juiste afbeeldingen reeks bij FamilySearch!

Register via FamilySearch

Hoe dit er uit zou zien? Open Archieven geeft hier een voorbeeld van. In de proof of concept pagina is er bij een akte uit het Utrechts Archief een link gelegd naar het gescande register bij FamilySearch. Eenvoudig en gebruikersvriendelijk, toch?

Conclusie

Archieven bieden hun gegevens en scans op verschillende wijzen en plekken aan. Sommige gegevens en scans staan zelfs op plekken “buiten” het archief, denk aan FamilySearch, maar ook Van Papier Naar Digitaal.

Wees je als onderzoeker bewust van deze lappendeken, geef niet te snel op met zoeken en weet waar er online scans worden aangeboden.

En archieven: denk qua dienstverlening meer outside-in! Ik help u hier graag mee.