Open Archieven is op zoek naar uw bronbewerkingen en indexen

Veel van de genealogische gegevens die archieven onder de noemer Nadere toegang beschikbaar stellen aan hun bezoekers zijn tot stand gekomen door vele vrijwilligers. Echter, er zijn ook onderzoekers die bronnen indexeren, transcriberen en bewerken buiten het archiefsysteem. Wat gebeurt er met dit waardevolle materiaal?

Het werk van vrijwilligers

Veel archiefinstellingen maken gebruik van vrijwilligers om bronnen te ontsluiten. Zij werken dan direct in het archiefbeheersysteem of via een speciaal daartoe ontwikkeld programma.

Maar niet elke onderzoeker wilde of wil deze systemen gebruiken en indexeert met eigen middelen bronnen, bijvoorbeeld met behulp van Excel (een spreadsheet) of Word. Publiceren doet men op de eigen website of plaatst deze op een bronbewerkingen website als GeneaScript. De vrijwilligers van de website Van Papier Naar Digitaal gaan nog een stap verder door ook de bronnen te fotograferen en te publiceren en daarna te indexeren of transcriberen.

Het nadeel van dergelijke, her en der verspreidde, bronbewerkingen is dat deze niet makkelijk doorzoekbaar zijn. Google kan een boel vinden, maar gegevens uit een gecomprimeerde Access database zullen niet snel opduiken in de zoekresultaten van Google.

Ook de gebruikersvriendelijkheid van deze websites laat vaak te wensen over: veel passie en tijd gaat er in de bronbewerkingen zitten, maar qua technologie blijven deze websites ver achter. Eenvoudig doorzoeken, mooi meertalig presenteren, koppelen van gegevens en scans, duidelijke bronvermeldingen, exporteren naar PDF of GEDCOM, dat is er bij deze websites niet bij.

Open Archieven ook voor bronbewerkingen

Deze gemiste functies worden wel geboden door Open Archieven. De focus van Open Archieven was gericht op archieven en het voor hergebruik beschikbaar krijgen van hun historische persoonsgegevens. Sinds kort is deze focus echter verbreed: ook de bronbewerkingen van vrijwilligers verdienen een innovatieve zoekmachine en mooie presentatie!

De eerste 4 bronbewerkingen van vrijwilligers zijn nu via Open Archieven beschikbaar.

Volkstelling Rijnsburg 1840 en een historische kaart

Open Archieven is van start gegaan met alle genealogische gegevens van Erfgoed Leiden en omstreken (voorheen Regionaal Archief Leiden). De volkstelling van Rijnsburg van 1840 zit echter niet in die dataset. De scans hiervan zijn online wel beschikbaar via inventarisnummer 1284, Bevolkingsregister 1840-1845, maar het archief heeft geen index.

Joop Glasbergen heeft de volkstelling van Rijnsburg uit 1840 geïndexeerd. Met zijn toestemming zijn deze gegevens ingelezen door Open Archieven (voorbeeld).

Het leuke van een bevolkingsregister is dat er ook informatie in zit omtrent het ‘adres’. Zo ook in de volkstelling van Rijnsburg. Open Archieven wil dergelijke geografische informatie graag ‘op de kaart’ weergeven. Van de 18 straatnamen die in de volkstelling voorkomen is de positie van 10 straten nu bekend.

Als Open Archieven een straatnaam tegenkomt in een akte die bekend is dan wordt deze straatnaam voorzien van een link. Deze link leidt naar een historische kaart met een aanduiding waar de betreffende straat ligt.

Qua technologie wordt Google Maps gebruik, dus in- en uitzoomen en verplaatsen werken vertrouwd. Ook kan de transparantie van de historische kaart aangepast worden door een schuifje (rechtsboven) te verplaatsen waardoor de huidige kaart zichtbaar worden.

In het geval van Rijnsburg wordt er een kaart van 1813 gebruikt, een digitale kaart van omstreeks 1840 is helaas nog niet gevonden.

Index ref. dopen Tienhoven en FamilySearch scans

Door Kees Kooij is er een index gemaakt op de dopen (1740-1811) in Tienhoven. De index van dopen is, met toestemming, ingelezen in Open Archieven.

Uit het overzicht van digitaal beschikbare bronnen van Regionaal Historisch Centrum (RHC) Vecht en Venen blijkt dat het archief deze bron niet geïndexeerd ter beschikking heeft, wel hebben ze scans. Voor het raadplegen van deze scan moet je echter fysiek naar het RHC toe om aldaar via het DAIS systeem de scans te bekijken.

Om de gebruiker optimaal van dienst te zijn moet er in mijn optiek ook een scan van de akte of gescand register beschikbaar zijn. Zoals ik in Weet waar er online scans worden aangeboden! heb aangetoond zijn er vaak scans te vinden op FamilySearch, zo ook van de dopen uit Tienhoven en de eerder genoemde volkstelling van Rijnsburg. Door de bronbewerkingen te koppelen (plus het nodige handwerk) tonen de doopakten op Open Archieven nu ook een link naar de juiste afbeelding op FamilySearch (voorbeeld).

Index ref. trouwen Tienhoven en de temperatuur

Kees Kooij heeft ook geïndexeerd wie er is getrouwd tussen 1702 en 1811, ook deze gegevens zijn opgenomen in Open Archieven (voorbeeld).

Naast historische geografische informatie heeft Open Archieven ook de historische weergegevens van het KNMI ingelezen. Hierdoor kan Open Archieven voor bepaalde perioden ook informatie geven over de temperatuur.

Wanneer er weerinformatie beschikbaar is dan wordt de datum in de akte onderstreept. Klikken op de link brengt een scherm naar voren met de temperatuur rond die datum. Zo blijkt 10 februari 1751 een koude trouwdag te zijn geweest…

Aangegeven lijken in Alkemade en scans bij GaHetNa

Door Jos van Rijn is er een index gemaakt op de aangegeven lijken in Alkemade tussen 1738 en 1747. De bronbewerking is met toestemming opgenomen in Open Archieven (voorbeeld).

Ook bij deze bronbewerking is er gezocht naar scans van de betreffende akten. Noch de Groene Hart Archieven, noch FamilySearch heeft echter scans van deze bron… Maar het Nationaal Archief biedt via GaHetNa wel scans aan, deze zijn echter niet gekoppeld aan namen.

Open Archieven heeft deze bronbewerking weer slim (en met enig handwerk) gekoppeld aan scans.

Kien op bronvermeldingen

Nu Open Archieven scans toont van verschillende websites wordt er voor de duidelijkheid een logo getoond bij de afbeelding van de scan. Hierboven stonden al voorbeelden van FamilySearch en GaHetNa, hieronder een voorbeeld als de scan en informatie van dezelfde archiefinstelling afkomstig zijn (in dit geval Erfgoed Leiden en omstreken).

Open Archieven hecht grote waarde aan bronvermeldingen. Dus bij elke akte staat een bronvermelding die slaat op waar de originele akte gevonden kan worden. Als de scan van een andere locatie komt, dan wordt hier ook een andere bronvermelding getoond.

De akten op Open Archieven kunnen via het gegevensmandje ook in PDF en GEDCOM formaat gedownload worden. Wanneer een akte in GEDCOM formaat wordt gedownload dan komt zowel de bronvermelding als de link naar de scan beschikbaar in uw stamboomprogramma.

Bij alle akten op Open Archieven die zijn voortgekomen uit een bronbewerking van een vrijwilliger wordt uiteraard diens naam genoemd.

Bronbewerkingen en indexen gezocht

Heeft u bepaalde genealogische bronnen geïndexeerd en heeft u deze beschikbaar in een gestructureerd, digitaal formaat? Neem contact op!

Open Archieven presenteert uw bronbewerkingen graag, zodat de gegevens makkelijker vindbaar zijn en mooi worden gepresenteerd.

Weet waar er online scans worden aangeboden!

Te vaak krijg ik van stamboom­onder­zoek­ers te horen dat ze niet verder zoeken als ze op WieWasWie geen scan zien. Dat is zonde, want zeker voor een bron als de Burgerlijke Stand is er vaak wel online een scan te vinden, je moet gewoon weten waar je moet zoeken.

Proef op de som

Om de huidige stand van zaken rondom gegevensverspreiding en beschikbaarheid van scans te beoordelen heb ik een steekproef opgezet. Ik heb bij 17 archiefstellingen een geboorte akte uit de Burgerlijke Stand uit hun collectiegebied gezocht in

• WieWasWie
• de website van het archief
• archieven.nl

Het resultaat van deze steekproef is weergegeven in een uitbreide spreadsheet, waarin is aangegeven welk akte is gezocht, waar deze is gevonden en bovenal of er een scan is gevonden. Hieronder de korte samenvatting:

Klik op bovenstaande afbeelding om de complete spreadsheet in te zien. Hieronder staan de conclusies van de steekproef.

Beginnen met zoeken

Als je onderzoek doet in een bepaalde regio dan is de archiefwebsite vaak de logische start van de online zoektocht. Echter, niet alle archieven uit de steekproef bieden de geïndexeerde gegevens van de Burgerlijke Stand op hun website aan! De websites van Erfgoed Centrum Nieuwland en het Noord-Hollands Archief verwijzen direct naar WieWasWie voor 'hun' gegevens.

Bij sommige archiefwebsites moet je even goed zoeken. Bij RHC Limburg wordt er in eerste instantie verwezen naar Genlias (hier later meer over) en ook WieWasWie. Maar kies je op de website van RHC Limburg voor het “Zoeken in onze archieven en collecties” dan komt er ook een Personen tabblad te voorschijn waarmee op naam gezocht kan worden in de akten.

Bij Historisch Centrum Overijssel wordt er voor de Burgerlijke Stand gegevens verwezen naar WieWasWie, maar een zoekopdracht op Google leert, dat er wel een pagina op de archiefwebsite is om personen te doorzoeken. Een link naar deze pagina kan ik op de website van het HCO niet vinden.

Compleetheid WieWasWie

Van de 17 akten die ik initieel in de steekproef had kon ik er één niet vinden op WieWasWie. Een Harderwijker akte kon ik alleen op de website van het Gelders Archief (en archieven.nl) vinden, eigenaardig, daar het Gelders Archief wel gegevens van de Burgerlijke Stand van Harderwijk aanbiedt, maar niet alles? Voor het Gelders Archief heb ik om deze reden de steekproef met één akte uitgebreid, die wel op WieWasWie te vinden was.

De compleetheid van gegevens op WieWasWie moet ook op een ander vlak kritisch bekeken worden. Zo staan bij de akten op de websites van RHC Eindhoven en Archief Eemland ook aktenummers vermeld. Op WieWasWie staan bij dezelfde akten echter geen aktenummers (of in WieWasWie termen “documentnummers”) vermeld. NB: als WieWasWie deze aktenummers niet ontvangt van de archieven (bewust of onbewust), dan kan een intermediair website als WieWasWie deze ook niet tonen.

Uitgebreide functionaliteit

Sommige archiefwebsites gaan qua functionaliteit al verder dan (het huidige) WieWasWie. Zo is het bij de Groninger Archieven (AlleGroningers) en het Tresoar (AlleFriezen) mogelijk om de gegevens van de akte te downloaden in PDF en "GEDCOM" formaat (ik gebruik aanhalingstekens omdat de bestanden niet geheel aan de GEDCOM 5.5.1 standaard voldoen).

Ook bieden veel archiefwebsites “zoeken op twee (of meer) personen”, een functie die WieWasWie ook biedt maar deze hoogstwaarschijnlijk verplaatst naar het betaalde abonnement van WieWasWie.

Op naar de scans!

Doel van de steekproef was om de scans te (weten) vinden. Bij akten van de Groninger Archieven, Tresoar, RHC Eindhoven, Archief Alkmaar en het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) konden de scans van de akten op de WieWasWie website - na het overbodige verplichte inloggen - bekeken worden. Bij Stadsarchief Breda was de scan bij WieWasWie niet direct in te zien, deze kon echter wel gedownload worden (via de omslachtige e-mail route). Maar let wel: op de websites van deze archieven zijn de scans van de akten ook gewoon te bekijken, zonder inloggen!

Behalve dan bij het BHIC. Het BHIC heeft er voor gekozen om sommige akten op hun eigen website niet te linken naar de scan, en dezelfde akten op WieWasWie wel te voorzien van een link naar een scan (die vervolgens vanaf de BHIC website wordt getoond).

Bij akten van een 4-tal archieven zouden sommige onderzoekers - onterecht - zijn afgehaakt, hier vermeld WieWasWie namelijk niet dat er scans zijn. Dit betekent echter niet dat er geen scans zijn! Want ga je naar de website van het Gelders Archief, Drents Archief (Drenlias), Historisch Centrum Leeuwarden of Archief Eemland dan vind je van de betreffende akten wel scans!

De scans die bij het Gelders Archief beschikbaar waren worden overigens ook via Archieven.nl beschikbaar gesteld (hierover later meer).

Voor de akten van de volgende 7 archieven boden zowel de archiefwebsite zelf, archieven.nl als WieWasWie geen scans: Het Utrechts Archief, Zeeuws Archief, Stadsarchief Rotterdam, RHC Limburg, HC Overijssel, Erfgoed centrum Nieuwland en het Noord-Hollands Archief.

De zoektocht naar de scans houdt hier echter niet op!

Van alle 7 akten kon ik online scans vinden bij FamilySearch! De Nederlandse Burgerlijke Stand akten zijn bij FamilySearch niet geïndexeerd op naam, wel op type, plaats en jaartal. Heb je – via opzoekhulp GenVer – de juiste ingang op FamilySearch gevonden, dan moet je alleen nog even het register digitaal doorbladeren (en met het aktenummer in de hand kom je al snel op de juiste pagina).

Van alle 18 geboorte akten in de steekproef zijn dus online scans gevonden, op de archiefwebsite/archieven.nl, WieWasWie of FamilySearch.

Onderzoekshandleidingen en links

Veel archiefwebsites hebben een vorm van genealogische onderzoekshandleiding of lijstje met genealogisch relevantie links. Zoals eerder gezegd verwijst het RHC Limburg nog steeds op een enkele pagina naar Genlias, terwijl deze website toch al bijna een jaar geleden (met veel rumoer) is gestopt. Toch zie je ook op andere archiefwebsites nog Genlias genoemd staan, zoals bij Rijckheyt, Stadsarchief 's-Hertogenbosch, Streekarchief Voorne-Putten & Rozenburg, Waterlands Archief en zelfs Archieven.nl.

Een deel van de archieven die zijn bekeken in deze steekproef maken ook gebruik van archieven.nl. Maar van de 11 archiefinstellingen die actief zijn op archieven.nl presenteren maar 5 archieven hun Burgerlijke Stand gegevens. Wanneer er gezocht wordt naar personen op archieven.nl moet dit dus in het achterhoofd gehouden worden.

Het vreemde is overigens dat geen van deze archieven melding maakt van het feit dat de gegevens ook op archieven.nl staan, zij verwijzen alleen naar WieWasWie.

Verwijzen naar FamilySearch

Maar het meest in het oog springende aspect is toch wel dat geen van de archieven, met name die archieven die geen/weinig scans hebben, melding maken van de scans bij FamilySearch (enkele blogpostings daargelaten). Ik vind dit een gemis, archieven zouden hun bezoekers hier toch best op kunnen wijzen?

Als archief (of intermediair) zou je kunnen beginnen met een algemene opmerking over het bestaan van FamilySearch (en zoekhulpmiddel GenVer) en het feit dat zij een groot deel van de Burgerlijke Stand gescand hebben. Vermeld ook even dat de registers van de Burgerlijke Stand in tweevoud bijgehouden werden om verwarring te voorkomen.

Maar je zou als archief ook verder kunnen gaan qua dienstverlening. Je zou namelijk ook per akte een deeplink kunnen leggen naar de juiste afbeeldingen reeks bij FamilySearch!

Hoe dit er uit zou zien? Open Archieven geeft hier een voorbeeld van. In de proof of concept pagina is er bij een akte uit het Utrechts Archief een link gelegd naar het gescande register bij FamilySearch. Eenvoudig en gebruikersvriendelijk, toch?

Conclusie

Archieven bieden hun gegevens en scans op verschillende wijzen en plekken aan. Sommige gegevens en scans staan zelfs op plekken “buiten” het archief, denk aan FamilySearch, maar ook Van Papier Naar Digitaal.

Wees je als onderzoeker bewust van deze lappendeken, geef niet te snel op met zoeken en weet waar er online scans worden aangeboden.

En archieven: denk qua dienstverlening meer outside-in! Ik help u hier graag mee.

Mijn wenslijst voor een genealogische zoekmachine van een archief

Je kunt wel eens dagdromen over de ideale genealogische zoekmachine van een archief. Je kunt daarna suggesties opsturen en wachten tot de archief­instelling (of het bedrijf die de software levert) inzicht of budget krijgt, of klagen, of het erbij laten zitten... Of je grijpt gewoon zelf de koe bij de horens. Op basis van een lijst van wensen en een complete genealogische data set van een archief (met ruim 4 miljoen persoonsvermelding­en), ben ik aan de slag gegaan om zo'n zoekmachine te maken.

Het resultaat is Open Archieven: een website die dient ter inspiratie, maar ook echt gebruikt kan worden!

Ik wil Google'n

Denk je aan zoeken op Internet dan denk je aan Google. Met één zoekveld ligt er een berg aan informatie aan je voeten. Hoewel het ogenschijn­lijk om een eenvoudig zoekveld gaat is het eigenlijk een krachtig zoekveld als je weet hoe je er mee om moet gaan. Wil je bijvoorbeeld zoeken naar vermeldingen van Coret op de GaHetNa website (van het Nationaal Archief) zonder resultaten waarin ook Bob voorkomt dan typ je in het Google zoekveld de zoekterm "coret site:www.gahetna.nl -bob". De zoekresultaten zijn hierna overigens nog te filteren op bijvoorbeeld resultaattype (Web/Images/Maps/Shopping/enz.), creatiedatum en wel/niet bezocht.

 (alle afbeeldingen zijn links naar Open Archieven)

Voor Open Archieven wilde ik eenzelfde zoekveld. Net als Google één zoekveld op de startpagina. Om de kracht van het zoekveld aan te geven zijn er onder het zoekveld voorbeelden gegeven waar de mogelijkheden uitgelegd worden. Zoek je naar een Oudshoorn in relatie tot een Lagas die waarschijnlijk tussen 1900 en 1925 is getrouwd dat typ je in het Open Archieven zoekveld de zoekterm "oudshoorn & lagas 1900-1925".

Via filters kun je daarna de zoekresultaten verfijnen op brontype, plaats, rol en/of jaar.

Andere speciale zoekmogelijkheden omvatten:

• uitsluiten van namen (-)
• wildcards (*)
• beschikbaarheid van een scan ($)
• fonetisch zoeken (~)

I want to use the site too...
Je veux utiliser ce site aussi...
Ich möchte diese Website auch nutzen...

Veel van onze voorouders komen uit het buitenland of zijn naar het buitenland geëmigreerd. Stamboomonderzoek wordt dus al snel internationaal. Hieruit volgt voor mij dan al snel dat je een website als Open Archieven in verschillende talen moet maken. Alhoewel de inhoud van de akten en namen van de bronnen Nederlands zijn, kun je de rest van de website meertalig aanbieden.

Ik wil een goed leesbare website

De leesbaarheid van een website wordt voor een groot deel bepaald door lettertype, lettergrootte, grafische elementen (zoals icoontjes) en kleurgebruik. Open Archieven heeft gekozen voor een duidelijk lettertype die niet te klein wordt ingezet en ook nog eens aanpasbaar is qua grootte in de browser (via CTRL +/-).

De schermen van tablets en smartphones zijn een stuk kleiner dan die van een laptop of monitor van een PC. Een groeiend aantal Internetters gebruikt een tablet of smartphone om gegevens op te zoeken. Door dit gegeven mee te nemen in het ontwerpproces kun je vrij eenvoudig de gebruikersinterface van je website beschikbaar maken voor meerdere schermgroottes.

Open Archieven is dus ook goed op een smartphone en tablet te gebruiken. Op een klein scherm worden er bijvoorbeeld minder kolommen getoond in de zoekresultaten, zodat de rest leesbaar blijft. Door de webbrowser op een laptop of PC steeds smaller te maken zie je de weergave van Open Archieven automatisch aangepast worden aan de schermbreedte.

Een oude en ogenschijnlijk vergeten browser functie is de alternatieve weergave van bezochte pagina’s (hyperlinks). Door een andere kleur voor niet bezochte en wel bezochte links te gebruiken help je de gebruiker in zijn of haar navigatie. Open Archieven gebruikt voor nog niet bezochte zoekresultaten een andere kleur (oranje) dan voor de bezochte zoekresultaten (donkergrijs). Door de verschillende kleuren hoef je niet zelf te onthouden wat je al wel en niet hebt bekeken.

Structuur aanbrengen in een pagina vergroot ook de leesbaarheid. Specifiek bij akten heeft Open Archieven de structurering versimpeld en verduidelijkt. Bij akten zijn er diverse gegevens beschikbaar, deze kun je gewoon onder elkaar zetten, maar dat is niet het meest leesbaar. Sommige informatie kun je samenvoegen om er ‘zinnen’ van te maken.

Dus niet:

….
Voornaam bruidegom: Wilhelmus Josephus
Achternaam bruidegom: Lugters
Beroep bruidegom: koopman
Geboorteplaats bruidegom: Ridderkerk
….

Maar:

….
Bruidegom
Wilhelmus Josephus Lugters, koopman, geboren te Ridderkerk
….

In aktes komen personen voor die een bepaalde relatie tot elkaar hebben, op basis van deze relaties kun je de gegevens ook ordenen. Door ook nog eens grafische elementen hierbij te voegen zie je in één oogopslag hoe de relaties liggen.

De grafische elementen die de koppels samenbrengen hebben nog een andere functie. Door op een dergelijk element te klikken wordt er gezocht naar deze twee personen. Het zoeken op 2 personen is een veel geuite wens door genealogen en met deze klikbare elementen is zo'n actie gebeurd in één muisklik!

Ik wil een leesbare afdruk kunnen maken

Heel veel stamboomonderzoekers printen de gegevens die ze op een archief of genealogische website vinden. Een website kan bepalen hoe de afdruk van een pagina eruit ziet. Sommige delen hoeven gewoonweg niet geprint te worden, denk aan de navigatie of deel-knoppen. Andere delen zijn juist alleen interessant voor de afdruk en niet het scherm, denk aan het web adres van de pagina.

Open Archieven zorgt dat de afdruk er goed uitziet.

Ik wil meerdere gegevens verzamelen

In de praktijk blijft het niet bij het opzoeken van één akte. Een onderzoeker zal meerdere interessante akten vinden die later verwerkt of nader uitgezocht moeten worden. Interessante akten wil je dus verzamelen. Hiervoor introduceert Open Archieven het gegevensmandje.

Op elke akte-pagina staat een knop waarmee de betreffende akte in het gegevensmandje gestopt kan worden. Het gegevensmandje toont de titels van alle akten die zijn verzameld, deze linken weer naar de akte-pagina’s.

Om met deze verzameling van akten verder te gaan zijn er twee uitvoer mogelijkheden:

• Allereerst kunnen de akten gedownload worden in PDF formaat. Dit PDF document, dat voldoet aan de PDF/A standaard, kun je inzien via een PDF-lezer of afdrukken.
• Ook kunnen de akten in het gegevensmandje gedownload worden in GEDCOM formaat. Dit bestand dat de persoons-, relatie- en brongegevens bevat, voldoet volledig aan de GEDCOM 5.5.1 standaard. Dit bestand kan eenvoudig ingelezen worden in een stamboomprogramma zodat er geen gegevens overgetypt hoeven te worden (dit is minder werk en voorkomt fouten bij overtypen).

Ik wil alleen inloggen als het echt moet

Websites zijn geneigd om snel bepaalde functionaliteit achter een login te plaatsen. Voor bepaalde persoonsgebonden activiteiten is dit wel nodig, maar voor heel veel acties is het overbodig en dus irritant.

Open Archieven biedt alle functionaliteit zonder dat er ingelogd hoeft te worden. Zoeken, inzien van de akten, inzien van de scans en zelfs het gegevensmandje kunnen allemaal gebruikt worden zonder inloggen.

Ik wil geholpen worden met bronvermeldingen

Een goed stamboomonderzoeker voorziet zijn gegevens/publicatie van bronvermeldingen, zodat  lezers kunnen zien waar de gegevens afkomstig van zijn. Dit vergroot de controleerbaarheid en dus de kwaliteit.

Alhoewel bronmeldingen van groot belang zijn schiet het noteren van bronvermeldingen er nog wel eens bij in. Vaak is het meer werk doordat het om verschillende tekst elementen gaat zijn die gekopieerd moeten worden van de akte pagina (als ze er al staan!).

Open Archieven helpt de onderzoeker door een duidelijk, consistente bronvermelding te tonen bij akten. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de archiefbeschrijvingen, zodat ook de complete titels van archiefbronnen zichtbaar worden.

Er wordt doorgelinkt naar de archiefbeschrijving op de archiefwebsite zodat ook achtergrond informatie (wanneer gevormd, door wie, waarom, ...) nagelezen kan worden.

Uiteraard worden de bronvermeldingen ook in het PDF bestand opgenomen (een korte en lange variant) en in het GEDCOM bestand. Bij het GEDCOM bestand wordt de GEDCOM 5.5.1 standaard gevolgd, dus bij een bepaald stuk informatie is er een referentie naar een bron en aktenummer, alle informatie van de bron wordt opgenomen en er wordt gemeld waar de bron zich bevind (het archief). Voor dit laatste worden de adresgegevens van het archief gebruikt die afkomstig zijn van de ArchiefWiki (deze informatie wordt als open data beschikbaar gesteld).

Ik wil suggesties naar relevante aanvullende gegevens

Op basis van de gegevens in een akte kunnen er diverse slimme suggestie worden gegeven, binnen de eigen archiefdataset en ook daarbuiten!

Om met de suggesties binnen de archiefdataset te beginnen. Bij een geboorte akte, waar het kind en ouders worden genoemd, wordt de huwelijksakte gezocht en getoond, daar staan immers ook het kind (dan in de rol van bruid of bruidegom) en ouders. Dit zelfde kan ook omgekeerd, dus vanaf de huwelijksakte naar een geboorte akte wijzen. Idem dito met de overlijdensaktes! Op deze manier kunnen er dus links naar andere relevante aktes gelegd worden.

Als er in de geboorteakte melding wordt gemaakt dat de persoon (een deel van) een tweeling is, dan wordt er van deze naam een slimme zoek link gemaakt zodat met twee klikken de akte van de tweelingzus of -broer naar voren wordt getoverd.

Buiten de muren van de archiefinstelling is ook veel interessante informatie beschikbaar die gebruikt kan worden om aanvullende suggesties te doen in relatie tot aktes. Als dergelijke services hun data/indexen als open data aanbieden of een zoekservice (API) bieden, dan valt er een koppeling te maken.

Open Archieven heeft nu twee van dergelijke 'externe bronnen' gekoppeld:

• Bij overlijdensakten wordt op basis van naam en jaar gekeken of er informatie en/of foto van de begraafplaats of kerkhof is op de website Graftombe.nl.
• De "hoofdpersonen" van een akten worden opgezocht in online stambomen. Het resultaat zijn relevante links naar het werk van stamboomonderzoekers op Genealogie Online.

Ook bij de zoekresultaten worden suggesties gegeven naar andere websites. De zoekterm wordt losgelaten op Genealogie Online, het Stamboom Forum, de Stamboom Gids en de Historische Kranten collectie van de Koninklijks Bibliotheek.

Ik wil kunnen bijdragen

Stamboomonderzoekers hebben vaak veel specifieke kennis en ervaring en zijn bereid dit te delen met het archief en andere onderzoekers. Om dit te faciliteren heeft Open Archieven diverse mogelijkheden om een bijdrage te leveren aan akten.

Allereerst kunnen fouten gemeld worden. Het indexeren is mensenwerk dus daar kunnen fouten in worden gemaakt, gegevens worden door diverse systemen verwerkt waardoor fouten kunnen optreden. Via een eenvoudig formulier kan Open Archieven of het archief wiens data het is op de hoogte worden gesteld zodat de gegevens verbeterd kunnen worden.

Bij sommige akten valt een verhaal te vertellen. Er is dan ook per akte ruimte om opmerkingen of afbeeldingen te plaatsen. Hiervoor wordt een externe service gebruikt, want je hoeft niet alles zelf te maken!

Als de akte gebruikt wordt in een bronvermelding in een online stamboom dan kan dit door de stamboomonderzoeker aangegeven worden bij de akte. Na een controle of de bronvermelding met link naar de akte inderdaad op de externe website staat zal Open Archieven een link naar de betreffende externe pagina bij de akte tonen die iedereen kan zien.

Ik wil weten wat er in zit

De weergave van de 'inhoudsopgave' op archiefwebsites is vaak een tekstuele opsomming of een compleet inventarissysteem. Je kunt de inhoud van de doorzoekbaar gemaakte gegevens ook visualiseren met interactieve grafieken.

Open Archieven toon eerst een taartdiagram van de archieven (is er nu nog één). Klik je op een taartpunt dan kom je op een taartdiagram met plaatsen waar het archief gegevens van heeft. Klik je hier op een taartpunt dan volgt een taartdiagram met de bronnen in de betreffende plaats. Klik je op een bron dan worden in een staafdiagram de aantallen per bron per jaar weergegeven, waarbij ook inzichtelijk wordt gemaakt welk deel wel en welk deel niet gedigitaliseerd is.

Een andere interactieve weergave die Open Archieven toont op basis van de beschikbare gegevens, is de familienaam frequentie. Door het selecteren op type akte, plaats en tijdsperiode wordt getoond welke familienamen het meest voorkwamen.

Ik wil de akten kunnen delen

Sociale media maken het mogelijk om heel eenvoudig informatie te delen. Onderzoekers kunnen op Open Archieven hun gevonden akten delen via Facebook, Google+, Twitter, Pinterest en LinkedIn. Met één klik wordt er door het betreffende sociale netwerk gegevens over de akte opgehaald (waaronder kleine afdruk van akte en link) zodat u dat niet meer hoeft over te typen.

Het delen levert in de praktijk divers commentaar op. Het is leuk om bepaalde archiefvondsten te tonen aan je vrienden, familie en overige volgers! Een voorbeeld van delen van een akte op Facebook:

Ik wil er tegen aan kunnen programmeren

Deze wens zullen niet veel mensen hebben, maar is wel belangrijk voor een website. Door de functies die je als website biedt ook aan te beiden aan andere ontwikkelaars (via een API) kun je de service die je biedt aan nog meer mensen bieden via andere websites of programma’s! Platforms als Twitter, Google en Facebook bieden API's aan, waardoor er een heleboel nuttige, leuke, handige applicaties en websites worden gemaakt, die tevens helpen in de groei van de website.

Open Archieven biedt via de Open Archives API diverse methodes die door andere ontwikkelaars gebruikt kunnen worden in hun website of programma.

Ik wil meer gegevens en scans

Open Archieven maakt gebruik van open data die door archieven beschikbaar wordt gesteld voor hergebruik. Open Archieven betaalt de archieven niet voor deze data, andersom, archieven hoeven Open Archieven ook niet te betalen als hun gegevens beschikbaar worden gesteld op Open Archieven (wat bij andere genealogische zoekmachines wel het geval is). Wil een archiefinstelling de eigen gegevens als open data beschikbaar stellen dan moeten zij hiervoor echter vaak wel een rekening betalen aan hun eigen software leverancier. Elk archief zal hierin dus een eigen keuze maken.

Conclusie

Met Open Archieven wil ik aantonen dat er door het voor hergebruik beschikbaar stellen van gegevens mooie, innovatieve initiatieven kunnen opbloeien. Ik hoop dat meer archieven het voorbeeld van Erfgoed Leiden en omgeving (voorheen Regionaal Archief Leiden) zullen volgen: zij stellen al hun genealogische data beschikbaar voor hergebruik. Als meer archieven dit doen kunnen particulieren, bedrijven en verenigingen mooie, handige, leuke dingen kunnen doen met de archiefdata!

Tenslotte, wat zijn uw wensen voor een genealogische zoekmachine voor archieven?

GEDCOM bestanden die niet aan de GEDCOM standaard voldoen mogen de naam GEDCOM niet dragen!

Als we één liter melk kopen verwachten we één liter melk. Er zijn immers duidelijke afspraken gemaakt over wat één liter is. Het is een standaard die goed gedocumenteerd is. Zo weet enerzijds een producent hoeveel er in het pak moet en anderzijds weet de klant wat er in het pak zit. Gaat u naar het buitenland, dan is één liter nog steeds dezelfde hoeveelheid. Er zijn instrumenten die we kunnen gebruiken om het volume van één liter te meten. Zit er in een liter pak melk minder dan één liter dan protesteren we en geven we de leverancier op de kop.

Als we genealogische gegevens naar een GEDCOM bestand exporteren verwachten we dat bij importeren van het GEDCOM bestand alle gegevens hieruit compleet en juist worden geïmporteerd. Er zijn immers duidelijke afspraken gemaakt over hoe een GEDCOM bestand moet worden samengesteld en gelezen. Zo weet een programmeur die een GEDCOM export functie maakt precies hetzelfde als een programmeur die een GEDCOM import functie maakt. Krijg je een GEDCOM bestand van een buitenlandse kennis of website, dan praten we nog steeds over dezelfde GEDCOM afspraken. Er zijn tools die valideren of GEDCOM bestanden aan de GEDCOM standaard voldoen. Raken we tijdens een GEDCOM export/import gegevens kwijt, dan protesteren we vaak niet, we geven hoogstens de GEDCOM standaard de schuld als zijnde niet geschikt.

Ziet u de inconsistentie? Dat is niet alleen raar, het is verkeerd!

Niet voldoen aan de GEDCOM standaard heeft informatieverlies tot gevolg

Gebruikers van stamboomprogramma's (en -websites) moeten dan ook eisen van hun softwareproducent dat, als hun software zegt een GEDCOM bestand te kunnen schrijven, dit GEDCOM bestand volgens de GEDCOM standaard wordt weggeschreven. Immers, als een producent van GEDCOM niet volgens de standaard werkt dan is het vrij zeker dat als u dit bestand inleest in een ander stamboomprogramma (of -website) er gegevens verloren gaan! Als er niet aan de GEDCOM standaard wordt voldaan dan is de claim door een product dat GEDCOM export/import mogelijk is bedrieglijk.

Mijn stelling: GEDCOM bestanden die niet aan de GEDCOM standaard voldoen mogen de naam GEDCOM niet dragen!

Om gegevensverlies tegen te gaan zouden stamboomprogramma's met incomplete/incorrecte GEDCOM exports eigenlijk deze functie moeten verwijderen. Maar een goed stamboomprogramma dient natuurlijk wel een GEDCOM export (en import) functie te hebben, anders kunt u nooit meer ergens anders met uw genealogische gegevens aan de slag en dat wilt u ook niet. Ontwikkelaars moeten dus aangespoord worden om de GEDCOM standaard goed te verwerken in programmatuur en hierover duidelijk te communiceren.

Ontwikkelaars die vinden dat de GEDCOM standaard niet goed (genoeg) is: ondersteun het dan niet, dat is vele malen beter voor gebruikers dan het gebrekkig te ondersteunen en dus valse verwachtingen te scheppen over uitwisselbaarheid. Worden bepaalde GEDCOM constructies niet ondersteund meld dit dat. Wordt er tijdens de import ongeldige GEDCOM aangetroffen, meld dit aan de gebruiker. Ontwikkelaars die uitbreidingen hebben gedefinieerd (wat op zich mag binnen GEDCOM) dienen dit goed te documenteren en te communiceren, anders zullen andere programma's deze uitbreidingen niet kunnen inlezen en is er dus weer sprake van informatieverlies!

Een voorbeeld

Stel u heeft een overlijdensakte gevonden en voegt dit in uw stamboomprogramma toe. De gegevens worden geëxporteerd naar GEDCOM en de betreffende bron ziet er in GEDCOM formaat als volgt uit:

…..
0 @S23@ SOUR
1 TITL Overlijden Hendrika Jägers
2 TYPE WieWasWie
3 REF 21
1 REFN WIE30422548
2 TYPE WieWasWie
2 NOTE Archiefnaam: Het Utrechts Archief
2 NOTE Archief: 1221-1
2 NOTE Deel/Akte: 240
2 NOTE Inventarisnr.: 1992
2 NOTE Bron type: BS Overlijden
…..

In bovenstaand stuk GEDCOM zijn de rode delen niet volgens de GEDCOM standaard. Het is dan ook vrij zeker dat als u het inleest in een ander stamprogramma (of -website), de rode delen verloren gaan. In bovenstaand voorbeeld schort het overigens niet alleen aan de structuur (syntax) maar ook aan de inhoud (semantiek).

Wees zuinig op uw genealogische gegevens: eis dat geproduceerde GEDCOM bestanden aan de GEDCOM standaard voldoen, eis dat GEDCOM bestanden die aan de GEDCOM standaard voldoen correct en compleet worden ingelezen.

Genealogische organisaties die programma's maken, reviewen of aanbevelen dienen aan te geven of er aan de GEDCOM standaard wordt voldaan. Geven zij dit inzicht niet, dan berokkenen zijn hun leden/gebruikers schade toe! Het betekent immers dat de met veel moeite verzamelde en in het stamboomprogramma ingevulde gegevens niet compleet en correct naar een ander stamboomprogramma (of -website) kunnen worden overgebracht.

Controle op naleven van de GEDCOM standaard

Voor het liter pak melk zijn er instituten die toezien dat producten de juiste hoeveelheden leveren van de juiste kwaliteit. Er zijn helaas geen instituten die het voldoen aan de GEDCOM standaard controleren en dus stamboomprogramma's kunnen 'certificeren'. Hier ligt een mooie taak voor genealogische organisaties zoals bijvoorbeeld HCC!genealogie, NGV of CBG.

Of uw stamboomprogramma (of -website) een correct GEDCOM bestand exporteert kunt u voor een deel ook zelf controleren: door het geëxporteerde GEDCOM bestand aan te bieden aan de website GED-inline. Worden er fouten gerapporteerd door GED-inline ten aanzien van het GEDCOM bestand: maak daar melding van naar de producent van het stamboomprogramma en meld het op dit of uw eigen blog of op een stamboom forum.

Of het GEDCOM bestand compleet (dus of al uw gegevens er in zitten) is kan deze tool u niet vertellen. Ook weet u nog niet of een valide GEDCOM bestand goed wordt ingelezen door uw stamboomprogramma (of –website). Als u iets tegenkomt waaruit blijkt dat er niet aan de GEDCOM standaard wordt voldaan: meld het dan, blog erover, protesteer.

Bescherm de genealogische gegevens!

Rouwbode – overlijdensberichten ontvangen per e-mail

Akten van overlijdensaangiften worden pas 50 jaar na het afsluiten van de registers openbaar. Er zijn natuurlijk ook andere bronnen waaruit eerder de gegevens van overlijdens kunnen worden gehaald, zoals de overlijdensberichten in kranten.

Er zijn diverse websites die dit soort bronnen doorzoekbaar maken, zoals Mensenlinq, familieberichtenonline en familieberichten op internet. Het nieuwe Rouwbode zegt overkoepelend te zijn aan deze websites en heeft een automatische zoekrobot, net zoiets als Online-Familieberichten.

De Rouwbode was in vroegere tijden diegene die iemands overlijden aan de deur van belanghebbenden aanzegde.

Wat is de bron?

Zoals uit de inleiding al blijkt zijn er al meerdere websites die overlijdensberichten beschikbaar stellen. De Rouwbode claimt overkoepeld te zijn aan deze websites en ook de overlijdensberichten uit de regionale papieren kranten te bevatten van de afgelopen 5 jaar.

Waar een website als Online-Familieberichten drijft op de hulp van vrijwilligers maakt de Rouwbode gebruik van de gegevens van het Overlijdensregister. Het Overlijdensregister is een commerciële dienst waar bedrijven gebruik van kunnen maken om hun eigen klantenbestanden te screenen op overledenen om hiermee bijvoorbeeld pijnvolle correspondentie te voorkomen. Hoe completer het Overlijdensregister, hoe waardevoller de dienst die zij kunnen bieden. De gegevens worden overgenomen uit de nationale en regionale kranten, maar helaas toont de Rouwbode deze bron niet bij overlijdensberichten.

De Rouwbode biedt deze zoek- en monitor service gratis aan particulieren. De Rouwbode toont hierbij uitsluitend de gegevens van de overledene, gegevens van de nabestaanden worden niet opgeslagen/getoond. Mocht eventueel een nabestaande de gegevens van een overledene willen verwijderen, dan is één bericht aan de Rouwbode voldoende.

Geattendeerd worden en zoeken

Waar de andere websites vooral zijn ingericht als zoekwebsite richt de Rouwbode zich meer op attenderingsfunctie. Als gebruiker kun je, na opgeven van je e-mail adres of inloggen via Facebook, een viertal zoekopdrachten opgegeven.

Dagelijks wordt automatisch gecontroleerd of er een overlijdensbericht is die voldoet aan de zoekopdrachten en stuurt deze dan per e-mail op. Een zoekopdracht bestaat hierbij uit drie onderdelen:

• de achternaam (of deel daarvan)
• de plaats (woonplaats of postcode) en een straal rondom deze plaats (landelijk zoeken is ook mogelijk)
• het jaar van geboorte

Je kunt overigens ook een eenmalige, directe zoekopdracht invullen.

Focus en innovatie

De Rouwbode, die het levenslicht zag de mobiele app Kassiewijle, is niet puur gericht op genealogen. Dit blijkt niet alleen uit de mobiele aanpak (waar nu vanwege de gebruikersvraag minder aandacht voor is ten gunste van de website) maar ook uit de innovatieprioriteiten die het Groningse team achter de Rouwboude hebben gesteld:

• Een Facebook koppeling zodat je, naast eenvoudig aanmelden, ook berichten van overledenen van vrienden van vrienden of uit Facebook-groepen waar je ook op bent geabonneerd krijgt.
• Een LinkedIn koppeling, zodat je je kunt abonneren op overlijdensberichten van personen die gekoppeld zijn aan bedrijven.

Of iedereen zit te wachten op e-mail berichten met informatie over bekenden weet ik niet. Maar ik denk dat het voor genealogen in ieder geval een extra bron en handig hulpmiddel is!

Gewoon dus even naar http://www.rouwbode.nl/ gaan en proberen.

Digitaliseren op verzoek door Haags Gemeentearchief

Archiefinstellingen scannen veel materiaal zodat enerzijds kwetsbaar materiaal beschermd wordt en anderzijds burgers de mogelijkheid krijgen om digitaal stukken in te zien vanuit huis. Maar van de vele kilometers inventaris is nog lang niet alles gescand. Stelselmatig wordt er gescand, maar ook op verzoek scannen behoort bij steeds meer archieven tot de mogelijkheden.

Haags Gemeentearchief
Vandaag vond in het stadhuis van Den Haag de presentatie plaats van het Digitaliseren Op Verzoek initiatief van het Haags Gemeentearchief (HGA). Via de website van het HGA of op www.archieven.nl kan een verzoek worden ingediend voor digitaliseren van een inventarisnummer uit de archieven van het HGA. Bij ongeveer 240.000 inventarisnummers is het Digitaliseren Op Verzoek icoontje zichtbaar (hier rechts afgebeeld). Door het invullen van naam en e-mail wordt de aanvrager op de hoogte gehouden van de voortgang. Is het al eerder door iemand aangevraagd dan is het gewoon meteen te downloaden.

Heeft de Hofstad een primeur?
Omroep West meldde op 7 juli dat het Haags Gemeentearchief een primeur had met het digitaliseren. Dit kwam mij vreemd over (en voor mij reden om de presentatie bij te wonen): er zijn al meer archieven waar Digitaliseren Op Verzoek of Scanning On Demand onderdeel uitmaken van de dienstverlening. Archieven als Stadsarchief Amsterdam, Het Utrechts Archief, Regionaal Archief Leiden, Regionaal Archief Zutphen bieden deze service.

De archiefinstellingen steken de dienstverlening wel ieder op hun eigen wijze in. De één doet het digitaliseren in eigen beheer, de ander besteedt het uit. Bij de één komen ze ook beschikbaar voor anderen bezoekers (gratis of betaald), bij de ander worden ze na aflevering verwijderd. Ook de prijs van het scannen varieert, van 25 eurocent tot 5 euro per scan.

De Hofstad heeft een primeur!

En dit is waar de echte primeur zat: directeur van het HGA, Maarten Schenk, kondigde aan dat aan het Digitaliseren Op Verzoek voor de aanvrager geen kosten zijn verbonden. Digitaliseren Op Verzoek is dus gratis!

Een mooie service voor inwoners van Den Haag, ambtenaren, geïnteresseerden in Haags materiaal en ook stamboomonderzoekers. Maar het gratis aanbieden van de Digitaliseren Op Verzoek service is gewaagd. Zal er een stortvloed aan aanvragen komen? Blijven de kosten in de hand (want het is toch een kostbaar proces), ook op langere termijn? Het HGA zal hier goed over nagedacht hebben en ook hebben gekeken naar de andere archieven die deze dienst al aanbieden.

De techniek is al beproefd, de service is zelfs al sinds maart van dit jaar ‘stilletjes’ live gegaan! Met een toespraak door verantwoordelijk ICT wethouder Rabin Baldewsingh en de ondertekening van een dienstverlenings- overeenkomst tussen het Ministerie van Sociale Zaken (die een deel van het scan-werk uitvoert in hun scan-straat) en het HGA is Digitaliseren Op Verzoek vandaag ook ‘officieel’ live gegaan!

Meer informatie over Digitaliseren Op Verzoek is te vinden op de website van het HGA en op de website van DE REE (leverancier van archieven.nl).