De spelregels bij cultureel ondernemerschap

Vanaf 1 mei biedt het innovatieve Archief Eemland de website Het bewaren waard, waarmee het een economische activiteit ontplooit. Alhoewel de overheid cultureel ondernemerschap stimuleert,  heb ik - als ondernemer - een dubbel gevoel bij het Amersfoortse initiatief.

Waar is de vernieuwing?

De website Het bewaren waard biedt Amers-foorters de mogelijkheid om hun verzameling (historische) foto's en andere waardevolle documenten uit de ‘schoenendoos’ online te delen met andere Amersfoorters.

Dit concept is niet echt ‘verrassend digitaal’ te noemen. Het online plaatsen van je foto’s kan bijvoorbeeld via de website Flickr, inclusief reageer functionaliteit.

Een website die meer gericht is op familie- geschiedenis is Familie Archivaris. Ook hier kun je foto’s/scans en verhalen kwijt in een (besloten) digitaal archief. De ‘familie archivaris’ kan familieleden uit nodigen om te participeren in het familiearchief: zij kunnen het familiearchief inzien, vullen met materiaal, verhalen schrijven bij materiaal en commentaar toevoegen!

Het door Archief Eemland gehanteerde beeld van de schoenendoos toont grote gelijkenis met het product Shoebox van Ancestry.com. Shoebox is een app voor de smartphone om het materiaal uit de ‘schoenendoos’ in de stamboom te krijgen.

Core business van het archief

Een unique selling point waar Archief Eemland mee schermt is dat het materiaal gelijk veilig bewaard wordt voor de toekomst. En dan worden niet alleen de digitale representaties bedoeld.

Tijdens het congres van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) in 2012 werd het project al gepresenteerd, toen nog onder de werktitel Publieksarchieven.nl. Wat mij van deze presentatie is bijgebleven, is vooral het aspect van het fysiek opslaan van de archieven van particulieren.

Bij de presentatie van Het Bewaren Waard komt dit aspect er nog wat bekaaid af. Pas na uitleg over het digitaal krijgen van het materiaal  en het delen van het materiaal, wordt er kort melding gemaakt dat er een fysieke schoenendoos aange-vraagd kan worden voor opslag in het nieuwe depot van Archief Eemland.

Voorwaarde voor de fysieke opslag van familie-archieven (dat op zich ook al op meerdere plekken mogelijk is, een goede bron hiervoor is http://www.familiearchieven.nl/) is dat het materiaal eerst is ge-upload, beschreven en openbaar moet zijn gemaakt. Deze voorwaarden maakt het opnemen van het materiaal in de collectie van Archief Eemland een stuk gemakkelijker. Hier zit het stukje vernieuwing in.

Financiering van het project

Archief Eemland probeert met deze nieuwe dienst meer historisch Amersfoorts materiaal te acquireren. Hun taak - beheren en vindbaar maken van archieven en collecties - vatten ze met Het bewaren waard ruim op.

Alhoewel het concept dus niet heel vernieuwend is heeft Archief Eemland toch vele fondsen kunnen overtuigen om een financiële bijdrage te doen in de ontwikkeling van de nieuwe dienst: Mondriaan Fonds, VSBfonds, Prins Bernard Cultuurfonds, AmersfoortBreed, BNG Cultuurfonds en kfHein Fonds.

Archief Eemland gaat commercieel

De aanleiding voor deze blog-posting was het nieuwsbericht dat Het Bewaren Waard het freemium model gaat hanteren. Het freemium model is een populair bedrijfmodel, Genealogie Online en het Stamboom Forum hanteren ook dit model.

Het woord freemium is een combinatie de 2 woorden: free (=gratis) en premium (=hoogwaardig). Bij dit model bied je een deel van de dienst/product gratis aan en moeten gebruikers voor extra’s betalen. Het opslaan van foto’s en video’s is bij Het bewaren waard gratis tot 1 GB, daarboven zal er een abonnement genomen moeten worden.

Deze vorm van cultureel ondernemen door een publieke instelling doet bij mij vraagtekens rijzen.

Ondernemers, die in de meeste gevallen geen beroep kunnen doen op financiële bijdragen van fondsen of subsidies en dus zelf moeten investeren (en risico nemen), zien nu een overheidsorganisatie als concurrent op het toneel verschijnen.

Let wel, concurrentie is op zich goed! Het houdt partijen scherp, ze moeten een goed product tegen een goede prijs leveren om klant te krijgen en te behouden.

Een culturele instelling als het Archief Eemland kan echter risicoloos (op basis van eigen inbreng, dus publiek geld, en fondsen) een product maken en biedt de basis dan ook nog eens gratis aan. Waar een ondernemer voor bepaalde onder-steuning iemand moet inhuren maakt Archief Eemland een medewerker vrij (dus publiek geld!) om te ondersteunen bij het scannen en uploaden.

Wet Markt en Overheid geeft gedragregels

Sinds 1 juli 2012 is de Wet Markt en Overheid van kracht. Het doel van deze wet is om oneerlijke
concurrentie door overheidsorganisaties met marktpartijen te voorkomen en om zo een gelijkwaardig speelveld te creëren.

Het in concurrentie treden met marktpartijen wordt in deze wet als economische activiteit geduid. Als sprake is van economische activi- teiten, dan moeten de integrale kosten van deze producten en diensten worden doorberekend aan de afnemers van deze producten en diensten.

Hoe past het freemium model van Het bewaren waard op de Wet Markt en Overheid?

De kosten voor de opslagruimte (waar Archief Eemland gewoon een factuur van Picturae voor krijgt) en ontwikkeling, beheer en onderhoud van de dienst (waar Archief Eemland gewoon facturen van Picturae en Zicht Online voor ontvangt) worden niet doorberekend aan de klanten.

Vanuit de publieke taak kan een archief een deel van de diensten gratis aanbieden, aan andere diensten hangt een prijskaartje. Maar met Het bewaren waard en de keuze voor freemium wordt er een markt betreden, waar voor een overheids-organisatie gedragsregels gelden.

De links die je vanuit akten kunt leggen

Wanneer er op een archiefwebsite gegevens van een akte worden getoond dan zijn de namen binnen deze akte veelal links (web koppelingen), zodat er eenvoudig en snel naar die betreffende naam gezocht kan worden. Open Archieven laat zien dat akten aan veel diverse informatiebronnen gekoppeld kunnen worden en daarmee dus verrijkt kunnen worden.

Links naar zoekacties

Ook op Open Archieven worden de namen van de personen tot ‘zoekactie link’ gemaakt. Maar krachtiger zijn de ‘zoekactie links’ die bij de koppels worden getoond. Zoeken op twee personen is een veel gebruikte en gevraagde functie die je ook direct vanuit de akte kan aanbieden, daar worden immers bij diverse type akten relaties tussen personen getoond.

Hieronder een voorbeeld van een huwelijksakte, waar je met één klik op een ‘relatie harkje’ de ouders van bruidegom of bruid kunt zoeken (om zo de broers en zussen van bruid of bruidegom te vinden) of het bruidspaar kunt zoeken (om hun kinderen te vinden).

Klik op de afbeelding om de akte op Open Archieven te bekijken.

Veelal zijn de persoonsnamen in akten goed te identificeren omdat deze in een apart veld staan. Soms staan er ook namen in het opmerkingen veld. Zo kan er bijvoorbeeld melding gemaakt worden van een tweeling zus/broer. Open Archieven herkent de vermelding van tweelingen waardoor ook de naam in het opmerkingen veld tot een zoekactie gemaakt kan worden.

Klik op de afbeelding om de akte op Open Archieven te bekijken.

De zoekactie naar de tweeling zus/broer is echter niet puur een zoekactie op naam. De zoekactie kan slimmer gemaakt worden door informatie te gebruiken die in de akte voorhanden is, bijvoorbeeld het jaartal en de achternaam van de moeder. Een dergelijke slimme zoekactie levert in de meeste gevallen direct de gezochte tweeling zus/broer.

Links naar andere akten

De informatie over de ouders in de akten kan ook gebruikt worden ook meer informatie over de betreffende persoon te vinden. Wanneer bijvoorbeeld bij een overlijdensakte de ouders genoemd staan kan hiermee vaak ook de geboorte- en huwelijksakte gevonden worden. Open Archieven voert deze zoekactie on-the-fly uit en toont de resultaten als links naar de andere akten.

Klik op de afbeelding om de akte op Open Archieven te bekijken.

Dit principe van zoeken naar gerelateerde akten en dus personen kun je ook meerdere keren herhalen. Dit is was de ‘Links Explorer’ op Open Archieven doet. Na het klikken op het ‘Links Explorer’ icoontje (hier rechts afgebeeld) dan opent er een scherm en worden, vanuit de akte waar je bent, andere akten gezocht om op deze wijze een relatienetwerk van personen te tonen. Dit schema toont ouder-kind relaties met een (bloed)rode lijn en huwelijken met een oranje lijn.

Klik op de afbeelding om de akte op Open Archieven te bekijken, klik daarna op het Links Explorer icoontje.

De informatie die in akten wordt getoond kun je ook slim gebruiken om zoekacties in andere informatiebronnen uit te voeren.

Links naar biografieën

Met een naam en een geboortedatum/plaats of overlijdensdatum/plaats kun je via het Biografisch Portaal van Nederland opzoeken of er van een persoon een biografie bekend is. Open Archieven voert deze zoekactie automatisch uit zodat er onder de akte links naar biografieën getoond kunnen worden. Het voorbeeld hieronder is te zien onder de doopakte van Hendrik Constatijn Cras op Open Archieven.

Klik op de afbeelding om de akte op Open Archieven te bekijken.

Links naar grafzerken

Er zijn diverse websites die informatie bieden over grafzerken, zoals Graftombe.nl en Online-Begraafplaatsen.nl. Bij geboorte- en overlijdensakten doorzoekt Open Archieven deze bronnen. Wanneer er een link is te maken is wordt deze op de bekende wijze:

Klik op de afbeelding om de akte op Open Archieven te bekijken.

Links naar online stambomen

Bovenstaand voorbeeld laat ook zien dat Open Archieven de (hoofd)persoon van de akte opzoekt in online stambomen, specifiek Genealogie Online. Andersom geeft Genealogie Online hints omtrent scans van genealogische gebeurtenissen bij archieven via de Scans zoeken service.

Link naar het weer

Met de combinatie datum en plaatsnaam kan er in de Historische weerreeksen van het KNMI worden opgezocht of er metingen zijn. Als deze er zijn kan het weer op en rond de betreffende datum in grafiekvorm worden weergegeven.

Klik op de afbeelding om de akte op Open Archieven te bekijken, klik daarna op de datum 13 september 1746.

Link naar een kaart

Met name bevolkingsregisters bevatten ook straatnamen die interessant zijn. Een onderzoeker wil graag willen weten waar de betreffende straat lag. Open Archieven kent nu van Leiden en Rijnsburg een groot deel van de (historische) straatnemen en heeft van deze twee steden ook oude kaarten. Met deze informatie kan dan de betreffende straat (met een dikke oranje lijn) op de historische kaart weergegeven worden.

Klik op de afbeelding om de akte op Open Archieven te bekijken, klik daarna op de straatnaam Hogewoerd.

Link naar scan

Als een archief van bepaalde akten geen scan heeft betekent dit niet dat er geen scans zijn (zie ook Weet waar er online scans worden aangeboden!). Wanneer Open Archieven nieuwe open data opneemt van archiefinstellingen of particulieren (zie ook Open Archieven is op zoek naar uw bronbewerkingen en indexen) dan wordt er ook gekeken waar er scans beschikbaar zijn en of deze te koppelen zijn.

Zo worden er op Open Archieven scans van FamilySearch getoond bij akten van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen, scans van GaHetNa bij akten van Groene Hart Archieven en scans van Van Papier Naar Digitaal bij akten van Regionaal Archief Alkmaar!

Verrijkte informatie tonen

Zoals in dit artikel is aangetoond hoeft een akte niet ‘kaal’ getoond. Veel aktes kunnen verrijkt worden met (links naar) een of meerdere informatiebronnen. Met deze verrijking wordt Open Archieven een nog fijner onderzoekshulpmiddel.

Over Open Archieven

Open Archieven is een initiatief van Bob Coret die de innoverende kracht van open data en services toont. De genealogische zoekmachine is beschikbaar in het Nederlands, Engels, Duits en Frans. Volg Open Archieven op Google+ of Twitter.

Van scan naar rijk informatie object

Veel archiefinstellingen bieden via hun website scans aan van akten. Aan de aflevering van deze gratis of betaalde scans wordt helaas geen aandacht besteed. Terwijl dit zo eenvoudig is te realiseren en zo waardevol is voor de ontvanger.

Mijn droom

Laat ik u meenemen in mijn droom hoe scans afgeleverd zouden kunnen worden.

De downloadlink op de archiefwebsite levert mij een gecomprimeerd (ZIP) bestand op. Als ik dubbelklik op dit bestand om de inhoud te bekijken wordt ik blij verrast.

Het ZIP bestand bevat een drietal bestanden, een JPG (de scan), een HTML bestand website en een GEDCOM bestand, allen met dezelfde naam. Spannend!

De scan

De naam van de bestanden is niet zo belangrijk, want in één oogopslag zie ik de document eigenschappen van de scan (ook wel meta-data genoemd, oftewel informatie over het bestand).

Ik zie gelijk dat het de scan betreft van de huwelijksakte van Joannes Coret en Adriana Catharina de Hoogh, afkomstig van het Regionaal Archief Tilburg. Deze informatie zit in de scan (het JPG bestand) verwerkt. Als ik het bestand dus deel met iemand anders, of zelf later het bestand wil terugzoeken, dan is de informatie nog steeds beschikbaar.

Het HTML bestand

Als ik op het 2e bestand klik, het HTML bestand, dan wordt mijn browser geopend en zie ik alle informatie van de akte, zoals dat ook op de website van het Regionaal Archief Tilburg stond bij deze akte.

De meeste onderzoekers zullen de informatie verwerken in het stamboomprogramma of publicatie in tekstverwerker. Het HTML bestand bevat ook een bronvermelding van de akte die zo gebruikt kan worden en een link naar archiefwebsite.

Het GEDCOM bestand

Het derde bestand bevat alle informatie die ook is te lezen in het HTML bestand, maar dan in het GEDCOM formaat dat door mijn stamboom- programma wordt begrepen. In één keer heb ik de informatie uit de akte in mijn stamboom-programma, inclusief nette bronvermelding!

Wat een mooi cadeau!

We zijn de gegaan van een ‘kale’ scan (die je moet inzien om te kijken wat het ook al weer was, en dan maar hopen dat je je aantekeningen hiervan nog kunt vinden of de originele website, en die je later nooit goed kunt terug vinden), naar een rijk informatie object.

Doordat de meta-data in de scan is verwerkt kan ik heel makkelijk de scan identificeren en zoeken. Ik hoef bestanden niet meer te hernoemen of te rubriceren in mapjes. Wil ik bijvoorbeeld de BS Huwelijksakten vinden dan kan ik deze via de Windows Verkenner met de zoekopdracht “labels:BSH” eenvoudig terugvinden.

Alle informatie staat in het HTML bestand, die heb ik dus ook later nog (zonder dat ik weer naar de archiefwebsite hoef te gaan) ter beschikking. Het verwerken van (een deel) van de informatie in mijn stamboomprogramma is door het valide GEDCOM bestand een fluitje van een cent.

Een technische uitdaging?

Techniek staat bovenstaande droom niet in de weg. Documenteigenschappen zijn een standaard functie van Windows. Niet alle bestanden kunnen extra informatie in zich bergen, maar bestanden als JPG (in EXIF formaat) en PDF bijvoorbeeld wel. De zoekfunctie van Windows kijkt ook in de documenteigenschappen.

Qua documenteigenschappen van scans stel ik het volgende voor:

• Titel: type akte, datum en plaatsnaam
• Onderwerp: hoofdpersonen in akte
• Auteurs: naam van de archiefinstelling
• Opmerkingen: (p)url van de akte
• Labels: afkorting type akte, plaatsnaam

Alle informatie die wordt geboden is beschikbaar in het archiefsysteem (want wordt op de website getoond). De ‘download scan’ functie hoeft alleen maar de extra informatie in het JPG bestand erbij te zetten, de akte informatie in een HTML bestand te plaatsen, de akte informatie te vertalen naar GEDCOM en deze drie bestanden te comprimeren tot één ZIP bestand dat ‘met een strik’ afgeleverd kan worden.

Als ik dan om één ding mag vragen…

Bovenstaande droom hoeft niet gelijk volgende week volledig gerealiseerd te worden door de (leveranciers van de) archiefinstellingen. Maar ik hoop dat de archiefinstellingen de waarde van meta-data inzien en de meta-data in JPG (en PDF) bestanden gaan verwerken!

Open data en het verdienmodel, het kan goed samengaan

In Wat worden de 3 belangrijkste archieftrends in 2014?” noemt archivaris Christian van der Ven de volgende trend die ik graag eens uitdiep:

3. Verdienmodellen zijn uit, open data is in
Archieven willen werk maken van open data, maar krijgen daarnaast steeds vaker de opdracht om geld te verdienen aan hun collecties. Van alles iets is feitelijk niets, keuzes worden duidelijker en scherper.

Voor het referentiekader even de definities.

Het verdienmodel

Een verdienmodel beschrijft de manier waarop een organisatie geld verdient. Dat kan bijvoor­beeld door de verkoop van goederen, het aanbieden van een dienst (via abonnement of betaling voor gebruik) of het aanbieden van reclamemogelijkheden.

Open data

Open data is data die vrij gebruikt kan worden, hergebruikt kan worden en opnieuw verspreid kan worden door iedereen - onderworpen enkel, in het uiterste geval, aan de eis tot het toe­schrijven en gelijk delen.

Open data versus het verdienmodel

Met de definities van beide termen in gedachten kan de conclusie zijn dat deze twee elkaar uitsluiten, dat je dus een keuze moet maken. Maar is dat wel zo? Welk archief verkoopt bijvoorbeeld index gegevens? Archieven willen nog wel eens de scans verkopen van akten of beeldcollectie. Open data betekent niet dat je ‘alles wat je hebt’ allemaal in machineleesbaar formaat op Internet zet, het is geen zwart-wit keuze!

Verdienen alleen voor bedrijven?

Dat archiefinstellingen de opdracht krijgen om te verdienen aan hun collectie zal bij sommigen de reactie oproepen “dat commerciële gedoe past alleen bij bedrijven, straks moeten we overal voor betalen”.

Sorry hoor, maar we betalen al overal voor, alleen de wijze waarop verschilt, de ene methode is alleen zichtbaarder dan anderen. Een boek koop je in de winkel door direct geld te overhandigen (fysiek danwel elektronisch). De archief­instelling­en betalen we indirect via de belasting. Het grappige is natuurlijk dat we met z’n allen liever minder belasting betalen, maar een toegangsprijs voor een archief is ook uit den boze…

Het gaat mij hierin niet om de politieke discussie. Ik denk dat als archiefinstellingen willen verdienen aan hun collectie (dit is een keuze), ze dit kunnen.

Om alvast een idee te opperen: de meeste archiefwebsites zijn alleen in het Nederlands beschikbaar. De niet-Nederlandse genealogen populatie met Nederlandse voorouders is een leuke doelgroep. Maak een maatwerk onderzoeksdienst voor de niet-Nederlanders. Je maakt gebruik van de eigen collectie die weer beter beschikbaar komt voor een niet-Nederlands publiek. Voor een dergelijke dienstverlening is een uurtarief vrij gebruikelijk!

Maar in dit artikel wil ik vooral betogen dat open data archiefinstellingen ook veel kan opleveren!

Anderen kunnen geld verdienen aan onze data?

Een veelgehoorde drempel bij organisaties die nadenken over open data is het feit dat andere personen/organisatie geld zouden kunnen verdienen met ‘hun’ data.

Als je al de eigenaar kunt zijn van data (wat meestal niet zo is, lees de blogpostings van Arnoud Engelfriet er nog maar eens op na) dan gaat het bij archieven vaak om openbare bronnen die met behulp van vele vrijwilligers zijn geïndexeerd. Naast het juridische en morele eigenaarschap wijs ik liever naar de missie statements van archieven die vaak reppen van het ‘aan een zo breed mogelijk publiek beschikbaar stellen van onze collectie’.

Als je wilt dat je collectie gezien/gebruikt wordt dan moet je toch juist anderen aanmoedigen en ondersteunen om de collectie te gebruiken?

Stel, ik download alle genealogische (open) data van Erfgoed Leiden en omstreken (verder ELO genoemd) en brand deze op DVD’s die ik voor 75 euro in een luxe box verkoop in een webshop en op genealogische beurzen. De licentie op de open data van ELO staat mij deze commerciële activiteit toe, sterker nog, ik denk dat ELO er zelfs blij mee zou zijn. Maar: gat in de markt, word ik rijk?

Rijk betekent dat ik meer verdien dan dat het kost, dus lage kosten en veel verkoop. Aan de kosten kant staan investeringen in infrastructuur, DVD brander, software om data te harvesten, bandbreedte, blanco DVD’s, tijd (die van mij of die van een andere in te huren partij of persoon), luxe boxes, maken webshop, enz.

Of de luxe box veel verkocht zal worden hangt af van de waarde die het voor de doelgroep heeft en andere aanbieders. Aan het ELO heb ik een grote ‘concurrent’, zij stellen de data namelijk via hun website gratis beschikbaar. Mijn doelgroep zal dus bestaan uit mensen zonder Internet en mensen die de complete set genealogische data willen hebben. Ik kan u verklappen dat de DVD box mij niet rijk gaat maken.

Met deze DVD box gedachte wil ik een aantal punten duidelijk maken:

• wil je geld verdienen moet je ook investeren
• wil je geld verdienen dan moet je een product of dienst bieden die voor anderen een waarde heeft (en dit product moet niet door anderen beter/sneller/goedkoper/gratis geboden)

Geld verdienen met open data

Het is mogelijk om geld te verdienen aan open data, je moet simpelweg iets met de data doen waardoor het waarde krijgt!

Om in de buurt van ELO te blijven een idee met potentieel. Er komt meer en meer data beschikbaar via de website van ELO. Als gebruiker wil je liever niet elke maand terugkomen om te kijken of er nieuwe resultaten zijn. Die je dan ook nog eens stuk voor stuk moet overtypen in je stamboomprogramma. Een dienst die voor gebruikers maandelijks kijkt of er nieuwe gegevens zijn en, als deze er zijn, automatisch e-mailt in GEDCOM formaat, zal voor veel genealogen een aantrekkelijk aanbod zijn.

Afhankelijk van de prijsstelling en kosten valt er geld te verdienen aan dit idee. Het ELO en elke andere archiefinstelling kan dit idee oppakken… Maar hoort dit soort diensten bij hun core business? Kunnen en willen archiefinstellingen hierin investeren? Zijn IT projecten de sterke kant van archiefinstellingen? Is het erg dat personen of organisaties buiten de archiefinstellingen het idee oppakken en geld verdienen?

Maar de hamvraag is denk ik meer: als een derde een dergelijk dienst maakt op basis van de open data van een archiefinstelling, verdient de archiefinstelling dan niets?

Door de dienst wordt de collectie getoond. Veel genealogen nemen niet genoegen met alleen de data, zij willen de akte zien wellicht zelfs kopen. Dus, de dienst zorgt voor websiteverkeer en wellicht zelfs scanverkoop (dus omzet). De archiefinstelling kan er dus indirect zeker aan verdienen!

Ik kan mij ook andere diensten voorstellen, die zorgen dat de kwaliteit van de data beter wordt (door analyses, visualisaties of crowd-sourcing) of rijker doordat deze gelinkt wordt met datasets of scans die elders beschikbaar zijn. Dit is wellicht geen omzet die je in euro’s uitdrukt, maar becijfer eens wat er wordt bespaard, hoeveel een dergelijk project zou kosten als de archiefinstelling deze zelf opzet?

Echte business

Even een voorbeeld uit de commerciële dienstverlening. Bol.com is vooral bekend van de online verkoop van boeken en CD’s/DVD’s. Maar de omzet (ruim 400 miljoen euro in 2012) komt uit steeds meer productgroepen.

Om de omzet te laten groeien zorgen ze er (onder andere) voor dat anderen hen helpen met de verkoop van producten.

De bol.com Open API geeft je toegang tot het complete aanbod van de grootste online winkel van Nederland. Gebruik bol.com data in je eigen concept of applicatie en verdien geld via het bol.com partnerprogramma.

Als ontwikkelaar kan ik dus eenvoudig alle boeken en software die relevant zijn voor genealogen en historici opnemen in mijn webwinkel. Bol.com bereikt hiermee weer een interessante doelgroep, de links leiden naar bol.com en wellicht verkoop. Bezoekers blij met het boekaanbod, Bol.com blij met de omzet en ik blij met de provisie die ik over de door mij genereerde omzet ontvang (en de overheid weer blij met de omzetbelasting)!

Bol.com snapt het!

Potentiële business

Laten we het voorbeeld van bol.com nu eens doortrekken naar de archiefsector. De website Militieregisters.nl is een webwinkel van diverse archiefinstellingen (op initiatief van Stadsarchief Amsterdam) die scans van militieregisters verkoopt. Als ‘webshop eigenaar’ wil je natuurlijk graag je omzet verhogen. Je zou natuurlijk het bol.com voorbeeld kunnen volgen: stel de index gegevens open beschikbaar zodat andere deze kunnen gebruiken.

Qua gebruiker van deze index gegevens denk dan bijvoorbeeld aan websites die genealogische gegevens van stamboomonderzoekers publiceren. Door deze gegevens te matchen met de index van militieregisters kan de website haar gebruikers suggesties doen in de trant van ‘je overgrootvader Adrianus van Hoog komt voor op Militieregisters.nl’.

Een dergelijke dienst, die in wezen persoonlijk gerichte reclame is die op prijs wordt gesteld, zal webverkeer naar militieregister.nl opleveren en waarschijnlijk ook extra omzet!

Snappen archieven dit?

Dienen of verdienen…

De overheid stimuleert archiefinstellingen om hun collecties ten gelde te maken. Dit begint denk ik met de constatering dat dienen iets anders is dan verdienen. Een andere gedachte, een andere mentaliteit, andere vaardigheden. Deze komen niet vanzelf, daaraan zal gewerkt moeten worden. Investeer hierin, betrek de juiste personen en/of instellingen, wees creatief.

Open data past mijns inziens goed in zowel het “dien” als “verdien” straatje. Let wel, ook open data vraagt om een investering, terwijl het geen garantie is voor meer verdienen.

Maar zoals ik in dit artikel heb laten zien kan open data leiden tot meer websiteverkeer, meer scanverkoop, een hogere kwaliteit van de data, nieuwe diensten, innovatie, nieuwe inzichten en visualisaties, economische activiteit, meer inzage/gebruik van de collectie, …

Dus archiefinstellingen: ga voor open data, de collectie verdient het!

Open Archieven is op zoek naar uw bronbewerkingen en indexen

Veel van de genealogische gegevens die archieven onder de noemer Nadere toegang beschikbaar stellen aan hun bezoekers zijn tot stand gekomen door vele vrijwilligers. Echter, er zijn ook onderzoekers die bronnen indexeren, transcriberen en bewerken buiten het archiefsysteem. Wat gebeurt er met dit waardevolle materiaal?

Het werk van vrijwilligers

Veel archiefinstellingen maken gebruik van vrijwilligers om bronnen te ontsluiten. Zij werken dan direct in het archiefbeheersysteem of via een speciaal daartoe ontwikkeld programma.

Maar niet elke onderzoeker wilde of wil deze systemen gebruiken en indexeert met eigen middelen bronnen, bijvoorbeeld met behulp van Excel (een spreadsheet) of Word. Publiceren doet men op de eigen website of plaatst deze op een bronbewerkingen website als GeneaScript. De vrijwilligers van de website Van Papier Naar Digitaal gaan nog een stap verder door ook de bronnen te fotograferen en te publiceren en daarna te indexeren of transcriberen.

Het nadeel van dergelijke, her en der verspreidde, bronbewerkingen is dat deze niet makkelijk doorzoekbaar zijn. Google kan een boel vinden, maar gegevens uit een gecomprimeerde Access database zullen niet snel opduiken in de zoekresultaten van Google.

Ook de gebruikersvriendelijkheid van deze websites laat vaak te wensen over: veel passie en tijd gaat er in de bronbewerkingen zitten, maar qua technologie blijven deze websites ver achter. Eenvoudig doorzoeken, mooi meertalig presenteren, koppelen van gegevens en scans, duidelijke bronvermeldingen, exporteren naar PDF of GEDCOM, dat is er bij deze websites niet bij.

Open Archieven ook voor bronbewerkingen

Deze gemiste functies worden wel geboden door Open Archieven. De focus van Open Archieven was gericht op archieven en het voor hergebruik beschikbaar krijgen van hun historische persoonsgegevens. Sinds kort is deze focus echter verbreed: ook de bronbewerkingen van vrijwilligers verdienen een innovatieve zoekmachine en mooie presentatie!

De eerste 4 bronbewerkingen van vrijwilligers zijn nu via Open Archieven beschikbaar.

Volkstelling Rijnsburg 1840 en een historische kaart

Open Archieven is van start gegaan met alle genealogische gegevens van Erfgoed Leiden en omstreken (voorheen Regionaal Archief Leiden). De volkstelling van Rijnsburg van 1840 zit echter niet in die dataset. De scans hiervan zijn online wel beschikbaar via inventarisnummer 1284, Bevolkingsregister 1840-1845, maar het archief heeft geen index.

Joop Glasbergen heeft de volkstelling van Rijnsburg uit 1840 geïndexeerd. Met zijn toestemming zijn deze gegevens ingelezen door Open Archieven (voorbeeld).

Het leuke van een bevolkingsregister is dat er ook informatie in zit omtrent het ‘adres’. Zo ook in de volkstelling van Rijnsburg. Open Archieven wil dergelijke geografische informatie graag ‘op de kaart’ weergeven. Van de 18 straatnamen die in de volkstelling voorkomen is de positie van 10 straten nu bekend.

Als Open Archieven een straatnaam tegenkomt in een akte die bekend is dan wordt deze straatnaam voorzien van een link. Deze link leidt naar een historische kaart met een aanduiding waar de betreffende straat ligt.

Qua technologie wordt Google Maps gebruik, dus in- en uitzoomen en verplaatsen werken vertrouwd. Ook kan de transparantie van de historische kaart aangepast worden door een schuifje (rechtsboven) te verplaatsen waardoor de huidige kaart zichtbaar worden.

In het geval van Rijnsburg wordt er een kaart van 1813 gebruikt, een digitale kaart van omstreeks 1840 is helaas nog niet gevonden.

Index ref. dopen Tienhoven en FamilySearch scans

Door Kees Kooij is er een index gemaakt op de dopen (1740-1811) in Tienhoven. De index van dopen is, met toestemming, ingelezen in Open Archieven.

Uit het overzicht van digitaal beschikbare bronnen van Regionaal Historisch Centrum (RHC) Vecht en Venen blijkt dat het archief deze bron niet geïndexeerd ter beschikking heeft, wel hebben ze scans. Voor het raadplegen van deze scan moet je echter fysiek naar het RHC toe om aldaar via het DAIS systeem de scans te bekijken.

Om de gebruiker optimaal van dienst te zijn moet er in mijn optiek ook een scan van de akte of gescand register beschikbaar zijn. Zoals ik in Weet waar er online scans worden aangeboden! heb aangetoond zijn er vaak scans te vinden op FamilySearch, zo ook van de dopen uit Tienhoven en de eerder genoemde volkstelling van Rijnsburg. Door de bronbewerkingen te koppelen (plus het nodige handwerk) tonen de doopakten op Open Archieven nu ook een link naar de juiste afbeelding op FamilySearch (voorbeeld).

Index ref. trouwen Tienhoven en de temperatuur

Kees Kooij heeft ook geïndexeerd wie er is getrouwd tussen 1702 en 1811, ook deze gegevens zijn opgenomen in Open Archieven (voorbeeld).

Naast historische geografische informatie heeft Open Archieven ook de historische weergegevens van het KNMI ingelezen. Hierdoor kan Open Archieven voor bepaalde perioden ook informatie geven over de temperatuur.

Wanneer er weerinformatie beschikbaar is dan wordt de datum in de akte onderstreept. Klikken op de link brengt een scherm naar voren met de temperatuur rond die datum. Zo blijkt 10 februari 1751 een koude trouwdag te zijn geweest…

Aangegeven lijken in Alkemade en scans bij GaHetNa

Door Jos van Rijn is er een index gemaakt op de aangegeven lijken in Alkemade tussen 1738 en 1747. De bronbewerking is met toestemming opgenomen in Open Archieven (voorbeeld).

Ook bij deze bronbewerking is er gezocht naar scans van de betreffende akten. Noch de Groene Hart Archieven, noch FamilySearch heeft echter scans van deze bron… Maar het Nationaal Archief biedt via GaHetNa wel scans aan, deze zijn echter niet gekoppeld aan namen.

Open Archieven heeft deze bronbewerking weer slim (en met enig handwerk) gekoppeld aan scans.

Kien op bronvermeldingen

Nu Open Archieven scans toont van verschillende websites wordt er voor de duidelijkheid een logo getoond bij de afbeelding van de scan. Hierboven stonden al voorbeelden van FamilySearch en GaHetNa, hieronder een voorbeeld als de scan en informatie van dezelfde archiefinstelling afkomstig zijn (in dit geval Erfgoed Leiden en omstreken).

Open Archieven hecht grote waarde aan bronvermeldingen. Dus bij elke akte staat een bronvermelding die slaat op waar de originele akte gevonden kan worden. Als de scan van een andere locatie komt, dan wordt hier ook een andere bronvermelding getoond.

De akten op Open Archieven kunnen via het gegevensmandje ook in PDF en GEDCOM formaat gedownload worden. Wanneer een akte in GEDCOM formaat wordt gedownload dan komt zowel de bronvermelding als de link naar de scan beschikbaar in uw stamboomprogramma.

Bij alle akten op Open Archieven die zijn voortgekomen uit een bronbewerking van een vrijwilliger wordt uiteraard diens naam genoemd.

Bronbewerkingen en indexen gezocht

Heeft u bepaalde genealogische bronnen geïndexeerd en heeft u deze beschikbaar in een gestructureerd, digitaal formaat? Neem contact op!

Open Archieven presenteert uw bronbewerkingen graag, zodat de gegevens makkelijker vindbaar zijn en mooi worden gepresenteerd.

Weet waar er online scans worden aangeboden!

Te vaak krijg ik van stamboom­onder­zoek­ers te horen dat ze niet verder zoeken als ze op WieWasWie geen scan zien. Dat is zonde, want zeker voor een bron als de Burgerlijke Stand is er vaak wel online een scan te vinden, je moet gewoon weten waar je moet zoeken.

Proef op de som

Om de huidige stand van zaken rondom gegevensverspreiding en beschikbaarheid van scans te beoordelen heb ik een steekproef opgezet. Ik heb bij 17 archiefstellingen een geboorte akte uit de Burgerlijke Stand uit hun collectiegebied gezocht in

• WieWasWie
• de website van het archief
• archieven.nl

Het resultaat van deze steekproef is weergegeven in een uitbreide spreadsheet, waarin is aangegeven welk akte is gezocht, waar deze is gevonden en bovenal of er een scan is gevonden. Hieronder de korte samenvatting:

Klik op bovenstaande afbeelding om de complete spreadsheet in te zien. Hieronder staan de conclusies van de steekproef.

Beginnen met zoeken

Als je onderzoek doet in een bepaalde regio dan is de archiefwebsite vaak de logische start van de online zoektocht. Echter, niet alle archieven uit de steekproef bieden de geïndexeerde gegevens van de Burgerlijke Stand op hun website aan! De websites van Erfgoed Centrum Nieuwland en het Noord-Hollands Archief verwijzen direct naar WieWasWie voor 'hun' gegevens.

Bij sommige archiefwebsites moet je even goed zoeken. Bij RHC Limburg wordt er in eerste instantie verwezen naar Genlias (hier later meer over) en ook WieWasWie. Maar kies je op de website van RHC Limburg voor het “Zoeken in onze archieven en collecties” dan komt er ook een Personen tabblad te voorschijn waarmee op naam gezocht kan worden in de akten.

Bij Historisch Centrum Overijssel wordt er voor de Burgerlijke Stand gegevens verwezen naar WieWasWie, maar een zoekopdracht op Google leert, dat er wel een pagina op de archiefwebsite is om personen te doorzoeken. Een link naar deze pagina kan ik op de website van het HCO niet vinden.

Compleetheid WieWasWie

Van de 17 akten die ik initieel in de steekproef had kon ik er één niet vinden op WieWasWie. Een Harderwijker akte kon ik alleen op de website van het Gelders Archief (en archieven.nl) vinden, eigenaardig, daar het Gelders Archief wel gegevens van de Burgerlijke Stand van Harderwijk aanbiedt, maar niet alles? Voor het Gelders Archief heb ik om deze reden de steekproef met één akte uitgebreid, die wel op WieWasWie te vinden was.

De compleetheid van gegevens op WieWasWie moet ook op een ander vlak kritisch bekeken worden. Zo staan bij de akten op de websites van RHC Eindhoven en Archief Eemland ook aktenummers vermeld. Op WieWasWie staan bij dezelfde akten echter geen aktenummers (of in WieWasWie termen “documentnummers”) vermeld. NB: als WieWasWie deze aktenummers niet ontvangt van de archieven (bewust of onbewust), dan kan een intermediair website als WieWasWie deze ook niet tonen.

Uitgebreide functionaliteit

Sommige archiefwebsites gaan qua functionaliteit al verder dan (het huidige) WieWasWie. Zo is het bij de Groninger Archieven (AlleGroningers) en het Tresoar (AlleFriezen) mogelijk om de gegevens van de akte te downloaden in PDF en "GEDCOM" formaat (ik gebruik aanhalingstekens omdat de bestanden niet geheel aan de GEDCOM 5.5.1 standaard voldoen).

Ook bieden veel archiefwebsites “zoeken op twee (of meer) personen”, een functie die WieWasWie ook biedt maar deze hoogstwaarschijnlijk verplaatst naar het betaalde abonnement van WieWasWie.

Op naar de scans!

Doel van de steekproef was om de scans te (weten) vinden. Bij akten van de Groninger Archieven, Tresoar, RHC Eindhoven, Archief Alkmaar en het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) konden de scans van de akten op de WieWasWie website - na het overbodige verplichte inloggen - bekeken worden. Bij Stadsarchief Breda was de scan bij WieWasWie niet direct in te zien, deze kon echter wel gedownload worden (via de omslachtige e-mail route). Maar let wel: op de websites van deze archieven zijn de scans van de akten ook gewoon te bekijken, zonder inloggen!

Behalve dan bij het BHIC. Het BHIC heeft er voor gekozen om sommige akten op hun eigen website niet te linken naar de scan, en dezelfde akten op WieWasWie wel te voorzien van een link naar een scan (die vervolgens vanaf de BHIC website wordt getoond).

Bij akten van een 4-tal archieven zouden sommige onderzoekers - onterecht - zijn afgehaakt, hier vermeld WieWasWie namelijk niet dat er scans zijn. Dit betekent echter niet dat er geen scans zijn! Want ga je naar de website van het Gelders Archief, Drents Archief (Drenlias), Historisch Centrum Leeuwarden of Archief Eemland dan vind je van de betreffende akten wel scans!

De scans die bij het Gelders Archief beschikbaar waren worden overigens ook via Archieven.nl beschikbaar gesteld (hierover later meer).

Voor de akten van de volgende 7 archieven boden zowel de archiefwebsite zelf, archieven.nl als WieWasWie geen scans: Het Utrechts Archief, Zeeuws Archief, Stadsarchief Rotterdam, RHC Limburg, HC Overijssel, Erfgoed centrum Nieuwland en het Noord-Hollands Archief.

De zoektocht naar de scans houdt hier echter niet op!

Van alle 7 akten kon ik online scans vinden bij FamilySearch! De Nederlandse Burgerlijke Stand akten zijn bij FamilySearch niet geïndexeerd op naam, wel op type, plaats en jaartal. Heb je – via opzoekhulp GenVer – de juiste ingang op FamilySearch gevonden, dan moet je alleen nog even het register digitaal doorbladeren (en met het aktenummer in de hand kom je al snel op de juiste pagina).

Van alle 18 geboorte akten in de steekproef zijn dus online scans gevonden, op de archiefwebsite/archieven.nl, WieWasWie of FamilySearch.

Onderzoekshandleidingen en links

Veel archiefwebsites hebben een vorm van genealogische onderzoekshandleiding of lijstje met genealogisch relevantie links. Zoals eerder gezegd verwijst het RHC Limburg nog steeds op een enkele pagina naar Genlias, terwijl deze website toch al bijna een jaar geleden (met veel rumoer) is gestopt. Toch zie je ook op andere archiefwebsites nog Genlias genoemd staan, zoals bij Rijckheyt, Stadsarchief 's-Hertogenbosch, Streekarchief Voorne-Putten & Rozenburg, Waterlands Archief en zelfs Archieven.nl.

Een deel van de archieven die zijn bekeken in deze steekproef maken ook gebruik van archieven.nl. Maar van de 11 archiefinstellingen die actief zijn op archieven.nl presenteren maar 5 archieven hun Burgerlijke Stand gegevens. Wanneer er gezocht wordt naar personen op archieven.nl moet dit dus in het achterhoofd gehouden worden.

Het vreemde is overigens dat geen van deze archieven melding maakt van het feit dat de gegevens ook op archieven.nl staan, zij verwijzen alleen naar WieWasWie.

Verwijzen naar FamilySearch

Maar het meest in het oog springende aspect is toch wel dat geen van de archieven, met name die archieven die geen/weinig scans hebben, melding maken van de scans bij FamilySearch (enkele blogpostings daargelaten). Ik vind dit een gemis, archieven zouden hun bezoekers hier toch best op kunnen wijzen?

Als archief (of intermediair) zou je kunnen beginnen met een algemene opmerking over het bestaan van FamilySearch (en zoekhulpmiddel GenVer) en het feit dat zij een groot deel van de Burgerlijke Stand gescand hebben. Vermeld ook even dat de registers van de Burgerlijke Stand in tweevoud bijgehouden werden om verwarring te voorkomen.

Maar je zou als archief ook verder kunnen gaan qua dienstverlening. Je zou namelijk ook per akte een deeplink kunnen leggen naar de juiste afbeeldingen reeks bij FamilySearch!

Hoe dit er uit zou zien? Open Archieven geeft hier een voorbeeld van. In de proof of concept pagina is er bij een akte uit het Utrechts Archief een link gelegd naar het gescande register bij FamilySearch. Eenvoudig en gebruikersvriendelijk, toch?

Conclusie

Archieven bieden hun gegevens en scans op verschillende wijzen en plekken aan. Sommige gegevens en scans staan zelfs op plekken “buiten” het archief, denk aan FamilySearch, maar ook Van Papier Naar Digitaal.

Wees je als onderzoeker bewust van deze lappendeken, geef niet te snel op met zoeken en weet waar er online scans worden aangeboden.

En archieven: denk qua dienstverlening meer outside-in! Ik help u hier graag mee.