U wilt toch niet (delen van) uw genealogische gegevens verliezen?

Zo nu en dan ontvang ik berichten van genealogen die hun gegevens zijn kwijtgeraakt door een computerstoring. Veelal kan ik hen helpen door te verwijzen naar hun publicatie op Genealogie Online. Daar kunnen zij het laatste, door hunzelf aangeleverde GEDCOM bestand (en afbeeldingen) eenvoudig downloaden. Ook zelf een back-up maken van de genealogische gegevens en afbeeldingen blijft natuurlijk een aanrader!

Gegevens zonder enig verlies van “A” naar “B” brengen

De genealogische gegevens die u in uw stamboomprogramma staan, zijn waarschijnlijk het werk van vele, vele uren onderzoek. Van grote waarde dus! Als u uw gegevens overzet naar een andere stamboomprogramma of aanbiedt aan een dienst zoals Genealogie Online, dan wilt u natuurlijk niet dat er “onderweg” delen van uw gegevens verloren gaan. Helaas is de kans op informatieverlies vandaag de dag zeker aanwezig…

Om geen genealogische informatie te verliezen als het van “A” naar “B” wordt overgebracht, zijn afspraken over hoe de informatie wordt vastgelegd van groot belang. Als zowel “A” als “B” zich aan deze afspraken houden, dan komt de informatie goed – zonder informatieverlies – over!

Afspraken over het formaat van genealogische informatie liggen vast in de GEDCOM specificatie. De meest recente GEDCOM versie is 5.5.5, deze staat gepubliceerd op www.gedcom.org. Als stamboom­onder­zoeker hoeft u niet in deze specificaties te duiken, deze zijn bedoeld voor de makers van stamboomprogramma’s en diensten. Maar als stamboom­onder­zoeker zou u zich er wel van moeten vergewissen of de GEDCOM functie van uw stamboomprogramma of -dienst zich aan de GEDCOM afspraken houdt! Immers, als een stamboomprogramma of -dienst zich niet aan de GEDCOM afspraken houdt, dan is er kans op informatieverlies bij transport van de genealogische informatie!

Wat is de kwaliteit van uw GEDCOM bestand?

Als uw genealogische gegevens voor u van grote waarde zijn, dan is het aan te raden om te controleren of het GEDCOM bestand dat uw stamboomprogramma- of dienst maakt voldoet aan de GEDCOM specificatie. Dit kan eenvoudig door uw GEDCOM te laten controleren door GED-inline. Na upload van uw GEDCOM toont GED-inline direct de resultaten van de controle (hieronder een voorbeeld, zonder de gedetailleerde waarschuwingen). Hoeveel Warnings worden er gegeven?

Generated by                   CFTREE
Submitted by                   Bob Coret
Encoding                       ANSI
GEDCOM version in file         5.5
GEDCOM version assumed         5.5

Analysis time                  3 seconds to analyse the file
Speed                          1714 records per second

Lines                   51944  Number of lines in the GEDCOM file
Records                  5142  Number of records
Warnings                  363  Total number of warning messages
User-defined                0  Number of lines with user-defined tags

Individuals              3549  Number of individuals in the GEDCOM file
Males                    1864  Number of males
Females                  1672  Number of females
Other                      13  

Families                 1419  Number of families
Marriages                 638  Number of marriages
Places                   3333  Number of places mentioned (not necessarily unique)
Source records            153  Number of source records

Het aantal waarschuwingen zegt niets over de inhoudelijks genealogische informatie. De waarschuwingen hebben betrekking op het voldoen van het GEDCOM bestand aan de GEDCOM specificatie. Als er waarschuwingen zijn is de kans groot dat het GEDCOM bestand niet helemaal door een ander stamboomprogramma of -dienst wordt begrepen en er dus kans is op informatieverlies!

Een ander getal waar u in het rapport van GED-inline op moet letten is de User-defined waarde. Dit getal geeft het aantal regels in het GEDCOM bestand weer waar een zogenaamde user-defined tag is gebruikt. Dergelijke tags zijn op zich geldig binnen GEDCOM, maar de betekenis hiervan is niet vastgelegd in de afspraken. Als programma “A” dus een bepaalde informatie in een user-defined tag plaatst, is de kans groot dat programma “B” niet weet wat voor informatie het is en wat het ermee moet. In het beste geval wordt dit als opmerking opgenomen, in het ergste geval wordt het genegeerd. Ook de user-defined tags verhogen dus de kans op informatieverlies.

Genealogie Online gaat vanaf nu haar gebruikers waarschuwen als er mogelijk informatieverlies kan optreden doordat hun stamboomprogramma of -dienst zich niet aan de GEDCOM afspraken houdt of user-defined tags gebruikt.

Wat kunt u als stamboomonderzoeker doen om de kans op informatieverlies te verkleinen?

Als u – na controle van uw GEDCOM bestand – constateert dat er kans is op informatieverlies, neem dan contact op met de maker van uw stamboomprogramma- of dienst. Vraag de maker om de GEDCOM ondersteuning te verbeteren (en het gebruik van user-defined tags te minimaliseren), zodat delen van uw genealogische gegevens bij een export (en import) niet verloren gaan!

U kunt in uw contact met de maker het GED-inline verslag van de controle van uw GEDCOM bestand meesturen en de link naar www.gedcom.org waar de GEDCOM specificaties staan. Als de maker de kwaliteit van de GEDCOM export (dus uw genealogische gegevens!) niet belangrijk vindt, is het wellicht tijd om een ander stamboomprogramma te zoeken.