Hieronder de communicatie met het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) aangaande mijn hergebruikverzoek inzake de index op de persoonskaarten:

  • Mijn verzoek gericht aan BZK (30 november 2022)
  • Besluit BZK (7 maart 2023)
  • Mijn bezwaar op het besluit van BZK (27 maart 2023)
  • Ontvangstbevestiging BZK bezwaarschrift (8 mei 2023)
  • Verdaagbericht BZK (30 mei 2023)

De volgende stap is de in de ontvangstbevestiging genoemde hoorzitting. De uitnodiging hiertoe is nog niet ontvangen.

Mijn verzoek d.d. 30 november 2022 gericht aan BZK

Het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) is bronhouder van de tussen 1939 en 1994 in het kader van de bevolkingsregistratie opgemaakte persoonskaarten. Deze bron maakt deel uit van het Nationaal Register Overledenen (NRO), de minister van BZK is hiervoor zorgdrager. Het Centraal Bureau Genealogie (CBG) beheert het rijks exemplaar van de persoonskaarten (formeel in Regeling BRP “Centraal archief van overledenen” genoemd) in opdracht van de minister van BZK.

De afgelopen 2 jaar hebben het CBG en BZK gewerkt aan de digitalisering van de persoonskaarten in het project PKdigitaal. Naast het scannen van de 5,8 miljoen persoonskaarten was ook het automatische overnemen van een deel van de gegevens van de persoonskaarten (en controle via de crowd) een onderdeel van het project. Het resultaat van deze exercitie, die ik voor het gemak de PKdataset noem, maakt het vinden van persoonskaarten op naam/datum mogelijk. De PKdataset is in wezen een grote database van overlijdens tussen 1939 en 1994.

De PKdataset bevat per persoonskaart onder andere de voornamen en familienaam van de overledene, de geboortedatum en -plaats en de overlijdensdatum en -plaats. Gegevens over eventuele partners en de kinderen zijn naar mijn weten niet overgenomen en maken geen deel uit van de PKdataset. De PKdataset bevat aldus gegevens van overleden personen, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is derhalve niet van toepassing.

Veel erfgoedinstellingen hebben bij het ontsluiten van hun bronnen echter wel te maken met de AVG, zo ook het auteursrecht (die geldt tot 70 jaar na overlijden). Voor het openbaar maken van bronnen hanteert de sector veelal de “100-jaar-na-overlijden” regel. Maar de meeste mensen worden geen 100 jaar en bronnen blijven langer dan nodig gesloten. De PKdataset is een bron die erfgoedinstellingen kan helpen met het bepalen of personen overleden zijn, waardoor vaak vele stukken uit bronnen openbaar en doorzoekbaar gemaakt kunnen worden. Ook kan het onderzoekers helpen om toegang te krijgen tot beperkt openbare bronnen waarvoor bewijs van overlijden moet worden verstrekt.

Op basis van de Wet hergebruik van overheidsinformatie (WHO) doe ik een verzoek aan de Minister tot het beschikbaar stellen van de PKdataset voor hergebruik. Indien u van mening bent dat BZK niet de eigenaar is van de PKdataset dan vraag ik u dit hergebruikverzoek door te zetten naar de betreffende met een publieke taak belaste instelling en mij hiervan op de hoogte te brengen.

Mocht u dit hergebruikverzoek weigeren dan verzoek ik u die weigering te motiveren. Indien u voornemens bent kosten te berekenen dan vraag ik u mij vooraf hiervan te berichten met een inschatting van de kosten. Mochten mijn hergebruikverzoek onduidelijk zijn dan ben ik uiteraard beschikbaar voor overleg via e-mail of telefoon.

Hoogachtend,
Bob Coret

Besluit BZK d.d. 7 maart 2023

Geachte heer Coret,

Op 30 november 2022 heeft u per Whatsapp-bericht aan het algemeeninformatienummer van de Rijksoverheid een verzoek gedaan op grond van de Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who). U vraagt hierbij om de van de gedigitaliseerde persoonskaarten van personen overleden tussen 1939-1994 geïndexeerde informatie, door u PKdataset genoemd, vrij te geven. U geeft hierbij aan dat deze dataset bestaat uit de voornamen en familienaam van de overledene, de geboortedatum en -plaats en de overlijdensdatum en -plaats. Deze geïndexeerde informatie betreft echter enkel de voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats en, indien een ander land dan Nederland, het geboorteland van de overledenen. In uw verzoek gaat u er ten onrechte van uit dat dat de overlijdensdatum en -plaats ook tot deze index behoren. Deze twee gegevens zijn echter niet overgenomen in de index van overgetypte gegevens
Op 19 december 2022 heeft u opnieuw per Whatsapp-bericht contact opgenomen met het algemeen informatienummer van de Rijksoverheid om te informeren naar de voortgang rondom uw Who-verzoek.
Op 9 januari 2023 heeft u per brief een ingebrekestelling gestuurd, waarin u aangeeft geen reactie te hebben ontvangen op uw verzoek van 30 november 2022.

Hieronder treft u mijn beslissing aan.

Beoordeling verzoek op grond van de Who

In uw verzoek van 30 november 2022 vraagt u om het voor hergebruik beschikbaar stellen van de geïndexeerde informatie van de gedigitaliseerde persoonskaarten van personen die tussen 1938 en 1 oktober 1994 zijn overleden.

De persoonskaarten waarvan de geïndexeerde informatie afkomstig is maken onderdeel uit van het centraal van overledenen. Dit archief bevat alle persoonskaarten van personen die tussen 1938 en 1 oktober 1994 zijn overleden. De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties draagt op grond van artikel 4.7, tweede lid, van de Wet basisregistratiepersonen (BRP) verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens in het centraal archief van overledenen. Het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG), ook wel het centrum voor familiegeschiedenis genoemd, beheert dit archief namens de staatssecretaris. Deze persoonskaarten van personen overleden tussen 1939 en 1994 zijn recentelijk gedigitaliseerd. Op basis van deze gedigitaliseerde persoonskaarten is een index samengesteld om deze gedigitaliseerde kaarten voor de dienstverleners beter doorzoekbaar te maken. Deze index bevat de volledige naam van de hoofdpersoon van de kaart (de overledene), de geboortedatum, geboorteplaats, en het geboorteland (wanneer het een ander land dan Nederland betreft).

Op grond van artikel 3, vijfde lid, van de Who kan een verzoek worden afgewezen op een limitatief aantal gronden. Deze staan vermeld in artikel 2, eerste lid, van de Who.

Op grond van artikel 2, eerste lid, onder a, van de Who kan een verzoek worden afgewezen als het verzoek ziet op informatie die niet openbaar is op grond van de wet.

De huidige wet- en regelgeving betreffende de BRP verzetten zich tegen openbaarmaking van deze informatie op grond van de Who.

Het centraal archief van overledenen kent een vast verstrekkingenregime, waarbij de staatssecretaris BZK er op grond van artikel 28 van de Regeling Basisregistratie Personen zorg voor dient te dragen dat onbevoegden geen toegang hebben tot dit archief.

Het doel van het centraal archief van overledenen, waar de persoonskaarten van personen die zijn overleden tussen 1938-1994 onderdeel van uitmaken, is het verstrekken van gegevens ten behoeve van ambtelijk, wetenschappelijk en historisch onderzoek. Onder historisch onderzoek wordt in ieder geval verstaan genealogisch onderzoek.

Op grond van artikel 30 van de regeling BRP kunnen gegevens uit het centraal archief van overledenen enkel aan een derde worden verstrekt wanneer deze bij de verstrekking een gerechtvaardigd belang heeft en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Een derde dient dus een belang te stellen alvorens gegevens uit het centraal archief van overledenen aan hem kunnen worden verstrekt.

Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet van toepassing is op overleden personen. Dit neemt niet weg dat bij de verwerking van gegevens van overleden personen grote zorgvuldigheid wordt betracht. De AVG is namelijk wel van toepassing op levende nazaten en familieleden van overleden personen. Deze gegevens waar uw verzoek op ziet kunnen derhalve niet als openbare gegevens in de zin van de Wet hergebruik van overheidsinformatie worden aangemerkt.
Gezien de bovenstaande restricties in de wet- en regelgeving betreffende de BRP wijs ik uw verzoek af, op grond van artikel 3, vijfde lid, van de Who in samenhang met artikel 2, eerste lid, onder a, van de Who.
Voorts heeft u op 9 januari 2023 een ingebrekestelling ingediend wegens het uitblijven van een beslissing op uw verzoek. Aangezien met dit besluit op uw verzoek is beslist is hiermee ook uw ingebrekestelling afgehandeld.

Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,
De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
Namens deze,
Waarnemend directeur-generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie

Mijn bezwaar op het besluit van BZK d.d. 27 maart 2023

Geachte mevrouw, mijnheer,

Ik heb kennisgenomen van uw beslissing d.d. 7 maart 2023 op mijn verzoek voor ver- strekking van de index op de gescande persoonskaarten van personen die tussen 1939 en 1994 zijn overleden. Bij deze maak ik bezwaar tegen deze beslissing.

U stelt dat een verzoek kan worden afgewezen als dit verzoek ziet op informatie die niet openbaar is op grond van de wet. Vervolgens beschrijft u dat artikel 28 van de Regeling Basisregistratie Personen er zorg voor draagt dat onbevoegden geen toegang tot het centraal archief van overledenen hebben. Mijn verzoek gaat niet over de (gescande) persoonskaarten uit het centraal archief van overledenen, maar om een daarvan afgeleide index. Dit zijn dus afzonderlijke (digitale) collecties, waarvoor een verzoek tot open- baarheid cq. beschikbaarstelling op eigen merites beoordeeld moet worden.

Voor de index is er mijns inziens geen openbaarheidsbeperking vastgesteld. Mocht u vinden dat deze index beperkt openbaar is, dan verzoek ik op basis van de Woo artikel 4.1 om de index openbaar te maken. Aangezien deze index alleen gegevens van overleden personen bevat zie ik geen grond om dit te weigeren.
De gevraagde index bevat alleen gegevens van overleden personen. Ook al is de overlijdensdatum en -plaats niet opgenomen in de index, feit dat de een persoonskaart is opgenomen in het centraal archief van overledenen (ook wel Nationaal Register van Overledenen genoemd), maakt dat de index gebruikt kan worden om een zeer sterke en bruikbare  indicatie te krijgen dat een persoon is overleden.

Uw opmerking dat de AVG wel van toepassing is op levende nazaten en familieleden is relevant voor de persoonskaarten zelf, maar niet op de gevraagde index. Uit uw reactie blijkt duidelijk dat de index beperkt is tot de gegevens van de overledene. De AVG is dus niet van toepassing op de gevraagde index omdat het niet om persoonsgegevens gaat.

Bij deze verzoek ik u dit bezwaar gegrond te verklaren en te besluiten om de index op de gescande persoonskaarten van personen die tussen 1939 en 1994 zijn overleden beschik- baar te stellen voor hergebruik, zodat bijvoorbeeld erfgoedinstellingen eenvoudig en in bulk kunnen achterhalen of personen zijn overleden (in de periode 1939-1994) om daarmee aan de uit de AVG volgende onderzoeksplichten te kunnen voldoen bij het beschikbaar maken van meer archiefbronnen. 

Het beschikbaar stellen van de index op de gescande persoonskaarten, die ik (gratis) zal publiceren op de website Open Archieven (www.openarch.nl), zal ook veel onderzoekers helpen. Via de gepubliceerde index kunnen onderzoekers eenvoudig opzoeken of er van, voor hen interessante personen een persoonskaart bestaat. Ik verwacht dan ook dat er een toename zal volgen in aanvragen door onderzoekers voor (thans digitale) kopieën van persoonskaarten bij het CBG. Echter, dit aanvraag- en leveringsproces is al lange tijd ingeregeld en omgeven door regelgeving die de privacy moeten borgen en ook leges hieromtrent vaststelt.

Hoogachtend,
Bob Coret

Ontvangstbevestiging BZK bezwaarschrift d.d. 8 mei 2023

Geachte heer Coret,

Hiermee bevestig ik dat ik op 28 maart 2023 heb ontvangen uw bezwaarschrift van 27 maart 2023 tegen mijn besluit van 7 maart 2023 met kenmerk 2023-**** inzake de verstrekking van de index op de gescande persoonskaarten van personen die tussen 1939 en 1994 zijn overleden.

Op de behandeling van dit bezwaarschrift is de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) van toepassing. Dit betekent dat, als uw bezwaarschrift voldoet aan de eisen uit deze wet, u in beginsel het recht heeft om naar aanleiding van uw bezwaren te worden gehoord.

Binnenkort zult u een uitnodiging ontvangen om te worden gehoord door een hoorcommissie die is samengesteld uit ambtenaren van mijn ministerie. Mocht u al besloten hebben dat u geen behoefte heeft aan een hoorzitting, dan verzoek ik u dat schriftelijk kenbaar te maken aan ****.

De termijn waarbinnen ik op uw bezwaar dien te beslissen vangt aan op 18 april 2023 en eindigt zes weken na deze datum. Deze termijn kan met zes weken worden verlengd.

Ik vertrouw erop dat ik u hiermee voorlopig voldoende heb geïnformeerd. Mocht u nog vragen hebben, neemt u dan contact op met ***

Met vriendelijke groet,

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
namens deze,
***
Hoofd Afdeling Juridisch Adviseur

Verdaagbericht Who-verzoek BZK d.d. 30 mei 2023

Geachte heer Coret,

Naar aanleiding van uw bezwaar van 27 maart 2023 tegen mijn besluit van 7 maart 2023 met kenmerk *** vraag ik uw aandacht voor het volgende.

Helaas lukt het niet binnen de wettelijke termijn van zes weken een besluit op uw bezwaar te nemen. Daarom heb ik besloten gebruik te maken van de mogelijkheid dat besluit met zes weken te verdagen. Deze mogelijkheid staat in artikel 7:10 van de Algemene wet bestuursrecht. Door dit uitstel loopt de beslistermijn af op 12 juli 2023. Als na 12 juli 2023 nog geen beslissing op uw bezwaarschrift is genomen, dan kunt u mij schriftelijk in gebreke stellen. Vervolgens heb ik nog twee weken de tijd om alsnog te beslissen. Wordt ook binnen die twee weken geen besluit op uw bezwaar genomen, dan ben ik u een dwangsom verschuldigd. Voorts kunt u na genoemde twee weken bij de rechtbank beroep instellen tegen het uitblijven van een besluit op uw bezwaar.

Als u behoefte heeft aan meer informatie, kunt u contact opnemen met *** via ***.

Ik vertrouw erop dat ik u hiermee voldoende heb geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, namens deze,
***
Hoofd Afdeling Juridisch Adviseur