Naar aanleiding van mijn “burgervraag” aan de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed kreeg ik op 1 juli 2024 onderstaand antwoord:
In artikel 14 van de Archiefwet 1995 is bepaald dat archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten in principe openbaar zijn, behalve wanneer er beperkingen aan de openbaarheid zijn bepaald. De openbare archiefbescheiden mogen door iedereen kosteloos geraadpleegd worden. Dit houdt in dat overheidsorganisaties geen leges mogen reken voor stukken die overgebracht zijn naar een archiefbewaarplaats (*). Leges kunnen wel gevraagd worden voor het maken van kopietjes, afschriften e.d. door de overheidsorganisatie.
*) Art. 14 Archiefwet 1995: De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde in de artikelen 15, 16 en 17, openbaar. Ieder is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit het in die artikelen bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.
Archiefbescheiden die nog niet overgebracht zijn naar een archiefbewaarplaats kunnen door middel van een Woo-verzoek kosteloos opgevraagd worden. Ook hiervoor geldt dat er een vergoeding gevraagd kan worden voor het maken van bijvoorbeeld kopieën.
Als Inspectie doen wij geen principe-uitspraak (zoals u vraagt in uw eerdere mail) over het vragen van leges op archieven die al overgebracht hadden moeten zijn, maar wat wij wel kunnen doen is een en ander afleiden uit de algemene principes van goed bestuur en transparantie.
- Overheidsverantwoordelijkheid: als archieven al overgebracht hadden moeten worden, is het de verantwoordelijkheid van de zorgdrager om dit tijdig te doen. Burgers zouden niet financieel belast moeten worden voor nalatigheid hiervan.
- Toegankelijkheid van informatie: overgebrachte archieven zijn doorgaans openbaar en vrij toegankelijk. Het vragen van leges zou deze toegankelijkheid kunnen belemmeren.
- Wettelijke termijnen: overbrenging van archieven is in principe gebonden aan wettelijke termijnen. Als deze wettelijke termijnen overschreden worden, zou het vragen van leges na het verstrijken van deze termijn in strijd zijn met de geest van de Archiefwet.
- Tenslotte nog het gelijkheidsbeginsel: het zou oneerlijk zijn om sommige burgers te laten betalen voor toegang van informatie die eigenlijk al vrij beschikbaar had moeten zijn.
Na overbrenging mogen in principe geen leges meer gevraagd worden voor inzage, maar wel om de kosten te dekken die bij inzage komen kijken en bijvoorbeeld voor het maken van afschriften. Omdat organisaties dit naar eigen inzicht mogen invullen doen wij hier als Inspectie ook geen uitspraak over.
Overbrenging
Omdat uw vraag ook betrekking heeft op (al dan niet te late) overbrenging wil ik hierover het volgende in algemene zin zeggen, als aanvulling op de informatie die al op onze website staat over overbrenging kan ik hierover het volgende in algemene zin zeggen over de over de overbrenging van archiefbescheiden. De Archiefwet 1995 (Aw) en het Archiefbesluit 1995 (Ab) stellen eisen aan de overbrenging van archiefbescheiden (artikel 12 tot en met 17 en artikel 45 Aw en artikel 9 en 10 Ab). Een zorgdrager moet archiefbescheiden die niet vernietigd mogen worden na 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats (art. 12 lid 1 Aw). De zorgdrager brengt archiefbescheiden in perioden over naar een archiefbewaarplaats maar niet later dan tien jaar nadat archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt (art. 9 lid 1 Ab). Dat betekent concreet dat zorgdragers archiefbescheiden in blokken van maximaal tien jaar mogen overbrengen, waarbij van een dergelijk blok het jongste stuk 20 jaar en het oudste stuk ten hoogste 30 jaar oud is (zie ook de toelichting op artikel 9 Ab in de Nota van toelichting op het Archiefbesluit 1995). Daarnaast is het ingevolge art. 13 lid 3 Aw mogelijk dat er op verzoek van de zorgdrager machtiging tot opschorting van de overbrenging wordt verleend voor die archiefbescheiden die nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd.
De minister van OCW kan machtigingen tot opschorting van overbrenging verlenen. De Algemeen Rijksarchivaris (ARA) oefent deze bevoegdheid uit namens de Minister. De zorgdrager vraagt dit dus aan bij de ARA. Indien de aanvraag wordt ingewilligd verleent de ARA namens de minister van OCW de machtiging tot opschorting van overbrenging. Als de machtiging verleend is, wil dat zeggen dat de verplichting tot overbrenging van de zorgdrager uitgesteld is. Aan de verleende machtiging kunnen voorwaarden worden verbonden. Ook wordt het aantal jaar voor uitstel vermeld. Met het verstrijken van de termijn van de machtiging tot opschorting van overbrenging is het de verantwoordelijkheid van de zorgdrager om de overbrenging in gang te zetten.
Of voor een archief een machtiging tot opschorting van overbrenging is aangevraagd middels een aanvraagdocument, kan in eerste instantie gevraagd worden aan de archiefvormer (zorgdrager). Een aanvraagdocument betreft in principe geen openbaar overheidsdocument. Als het Nationaal Archief inderdaad een aanvraagdocument heeft ontvangen, is dit in beginsel niet in te zien door een burger. Op grond van een Woo-verzoek kan het document wel (deels) openbaar gemaakt worden. Het Nationaal Archief geeft aan dat de praktijk laat zien dat archiefvormers (zorgdragers) niet snel machtigingen tot opschorting aanvragen, ook al is de wettelijke termijn verstreken.
Kort gezegd moeten archiefbescheiden die in aanmerking komen voor blijvende bewaring binnen 30 jaar zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, of er moet een machtiging tot opschorting van de overbrenging zijn aangevraagd en verleend.
