14 mei 2010

Maak back-ups van uw (genealogische) bestanden!

367661095_56350a941c_m Onlangs kreeg ik weer eens een vraag van een gebruiker of ik toevallig nog een GEDCOM bestand had van zijn publicatie op Genealogie Online omdat z’n harddisk was gecrasht en hij al zijn digitale genealogische gegevens verloren was… slik.

Deze Genealogie Online gebruiker kon gelukkig eenvoudig via mijn.coret.org (of mijn.genealogieonline.nl) zijn eigen aangeleverde GEDCOM weer downloaden en had weer wat gegevens (zie video). Maar hoe zat het met allerlei Word documenten, foto’s en scans? In dit artikel loop ik langs de mogelijkheden die er zijn om offline en online back-ups te maken van bestanden.

Offline back-up

Opslag capaciteit is tegenwoordig erg goedkoop. Er zijn meerdere “offline” (dus niet via Internet) methoden om uw gegevens redundant op te slaan:

  • Heeft u in uw thuisnetwerk meerdere computers? Dan kunt u bestanden “repliceren” van de ene computer naar de andere computer, en omgekeerd. Wanneer één van de computer problemen krijgt zijn de gegevens ook op de andere computer aanwezig.
  • Een externe harddisk van 1,5 TB (dat is dus ruim 1500 GB) is erg goed betaalbaar. Dit kleine kastje verbindt u met de computer via een USB kabel en u heeft er in eens heeft veel extra ruimte bij voor het back-uppen! Een USB stick van enkele GB’s kan natuurlijk ook al (beperkt) uitkomst bieden.
  • Tenslotte is het ook aan te raden om zo nu en dan gegevens op een DVD te branden (er gaat zo’n 4 GB op een schrijf). Het voordeel hiervan is dat u deze DVD’s ook elders kunt bewaren, bij familie (ouders/kinderen) of vrienden. In het geval van een brand bij u thuis zijn de elders bewaarde DVD’s gespaard!

Voor het maken van back-up's zijn er diverse (gratis) programma’s beschikbaar. Maar veelal kunt u ook al uit de voeten met de door Microsoft bij Windows geleverde back-up software.

Online back-up (of “off-site storage”)

Het voordeel van de “online” back-up methoden (dus via Internet) is dat de bestanden niet thuis opgeslagen worden en dat deze ook nog eens vanaf elke locatie via Internet beschikbaar zijn. Nadeel is dat het back-uppen en terughalen bij grote hoeveelheden data wel enige tijd kan duren.

Er zijn vele online back-up diensten, zowel gratis als betaald. Zo biedt Microsoft met het product SkyDrive gratis 25 GB opslag! Bij Mozy krijgt u gratis 2 GB aan opslag en kunt u het back-uppen automatiseren. Maar ook een dienst als Google Docs is een handige opslag (van 1 GB) voor documenten en sinds kort allerlei documenten. Bij veel van deze diensten kunt u extra opslagruimte kopen. Bij een service als Elephant Drive heeft u voor zo’n $99,95 per jaar zelf ongelimiteerde opslag!

Zijn genoemde services puur voor bestanden, noemenswaardig zijn ook diensten die zich vooral op afbeeldingen richten. We hebben namelijk door de digitale camera steeds meer foto’s digitaal en als genealogen hebben we ook heel wat scans van akten. Ook deze kunt u eenvoudig online “stallen”. En dan niet alleen voor het back-uppen maar ook voor het delen van de afbeeldingen: openbaar dus voor iedereen of alleen voor genodigden (voor de vakantiekiekjes). Twee diensten waar u zeker eens moet kijken zijn het Nederlandse Mijn Album en het Amerikaanse Flickr (waar al ruim 4 miljard afbeeldingen staan!!!).

Onder andere mijn uitingen via Twitter berichten, blog berichten, Google Documenten, Google e-mail berichten, Google Calender en Facebook (welke dus alle alleen online staan en niet op mijn laptop) worden weer (automatisch en gratis) geback-upped met de online service Backupify. Want ook dit soort services kunnen ineens ophouden te bestaan, problemen krijgen of u eruit gooien…

Tenslotte

  • Wees niet te selectief bij het back-uppen. Dus niet alleen het GEDCOM bestand back-uppen, ook de bronbestanden van Aldfaer, GensdataPro, … En ook de foto’s en scans. En ook de Word documenten met verhalen. En ook …
  • Een back-up is pas een goede back-up als u deze succesvol heeft teruggezet (“ge-restored”). Test dus altijd of u de geback-upte bestanden ook weer van de DVD kunt halen (bedenk dat DVD’s niet het eeuwige leven hebben!) of van de online faciliteit kunt downloaden.
  • Het gaat niet alleen om de hulpmiddelen (die hierboven genoemd staan) maar vooral om discipline. Het kan helpen als u de back-up kunt automatiseren, dus dat er automatisch elke week op de achtergrond een back-up wordt gemaakt. Maar deze dient u nog steeds te controleren.

Zo, nu aan de slag met back-uppen zodat u waardevolle (genealogische) bestanden niet verloren gaan!