Archiefinstellingen scannen veel materiaal zodat enerzijds kwetsbaar materiaal beschermd wordt en anderzijds burgers de mogelijkheid krijgen om digitaal stukken in te zien vanuit huis. Maar van de vele kilometers inventaris is nog lang niet alles gescand. Stelselmatig wordt er gescand, maar ook op verzoek scannen behoort bij steeds meer archieven tot de mogelijkheden.
Haags Gemeentearchief
Vandaag vond in het stadhuis van Den Haag de presentatie plaats van het Digitaliseren Op Verzoek initiatief van het Haags Gemeentearchief (HGA). Via de website van het HGA of op www.archieven.nl kan een verzoek worden ingediend voor digitaliseren van een inventarisnummer uit de archieven van het HGA. Bij ongeveer 240.000 inventarisnummers is het 
Digitaliseren Op Verzoek icoontje zichtbaar (hier rechts afgebeeld). Door het invullen van naam en e-mail wordt de aanvrager op de hoogte gehouden van de voortgang. Is het al eerder door iemand aangevraagd dan is het gewoon meteen te downloaden.
Heeft de Hofstad een primeur?
Omroep West meldde op 7 juli dat het Haags Gemeentearchief een primeur had met het digitaliseren. Dit kwam mij vreemd over (en voor mij reden om de presentatie bij te wonen): er zijn al meer archieven waar Digitaliseren Op Verzoek of Scanning On Demand onderdeel uitmaken van de dienstverlening. Archieven als Stadsarchief Amsterdam, Het Utrechts Archief, Regionaal Archief Leiden, Regionaal Archief Zutphen bieden deze service.
De archiefinstellingen steken de dienstverlening wel ieder op hun eigen wijze in. De één doet het digitaliseren in eigen beheer, de ander besteedt het uit. Bij de één komen ze ook beschikbaar voor anderen bezoekers (gratis of betaald), bij de ander worden ze na aflevering verwijderd. Ook de prijs van het scannen varieert, van 25 eurocent tot 5 euro per scan.
De Hofstad heeft een primeur!
En dit is waar de echte primeur zat: directeur van het HGA, Maarten Schenk, kondigde aan dat aan het Digitaliseren Op Verzoek voor de aanvrager geen kosten zijn verbonden. Digitaliseren Op Verzoek is dus gratis!
Een mooie service voor inwoners van Den Haag, ambtenaren, geïnteresseerden in Haags materiaal en ook stamboomonderzoekers. Maar het gratis aanbieden van de Digitaliseren Op Verzoek service is gewaagd. Zal er een stortvloed aan aanvragen komen? Blijven de kosten in de hand (want het is toch een kostbaar proces), ook op langere termijn? Het HGA zal hier goed over nagedacht hebben en ook hebben gekeken naar de andere archieven die deze dienst al aanbieden.
De techniek is al beproefd, de service is zelfs al sinds maart van dit jaar ‘stilletjes’ live gegaan! Met een toespraak door verantwoordelijk ICT wethouder Rabin Baldewsingh en de ondertekening van een dienstverlenings- overeenkomst tussen het Ministerie van Sociale Zaken (die een deel van het scan-werk uitvoert in hun scan-straat) en het HGA is Digitaliseren Op Verzoek vandaag ook ‘officieel’ live gegaan!
Meer informatie over Digitaliseren Op Verzoek is te vinden op de website van het HGA en op de website van DE REE (leverancier van archieven.nl).
