Onlangs vroeg ik een grote Nederlandse archiefinstelling of ik inzage kon krijgen tot een belangrijk archief met materiaal over de Tweede Wereldoorlog. Het antwoord was nogal onbevredigend:

Dit archief is weliswaar overgedragen aan [..] maar nog niet ter inzage omdat het nog niet op orde is. Als de inventarisatie helemaal is afgerond dan is het mogelijk om inzage te krijgen. Op welke termijn dit zal zijn is mij nog niet bekend.

Wat voor werk heeft een archief aan een overgedragen archief?

Wanneer er een archief wordt overgedragen aan een archiefinstelling kan deze het archief niet direct ter beschikking stellen aan haar gebruikers. Het is niet een kwestie van verhuizen van het papier. Het toegankelijk maken betekent inventariseren/etiketteren van de inhoud van archieven. Dit is de core business van een archief! En dit werk is zeer arbeidsintensief dus èn lang van duur èn daardoor ook kostbaar.

Het archief waar ik graag toegang toe wilde hebben bleek onderwerp te zijn geweest van een WOB-verzoek (Wet Openbaarheid van Bestuur). In de openbare stukken van het WOB-besluit kan het een en ander worden opgemaakt over het archief, zoals:

“Het circa vier strekkende kilometer tellende archief bestaat vooral uit persoonsdossiers.”, “Na eventuele schoning zou er ongeveer 1 kilometer onderzoeksdossiers overblijven”, “… materiële verzorging (ontijzeren, verpakking in zuurvrije omslagen en dozen, etikettering) …”, “de in slechte materiële staat verkerende circa 8 meter (schimmelvorming door vochtschade) zou in ieder geval gegammastraald moeten worden” en “Verder is het noodzakelijk dat een goede beschrijving van de toegangen [..] wordt gemaakt, zodat onderzoek in het archief mogelijk is.”

Vier strekkende kilometer

Stel: u bent in Den Haag en neemt de koninklijke wandeling, dan bent u een uur onderweg en heeft u 4 kilometer afgelegd. Stelt u zich nu eens voor dat er langs heel de route papieren en dossiers staan: 4 km archief is best veel…

https://denhaag.com/nl/routes/koninklijk

Goede beschrijving van de toegangen

Om een gevoel te krijgen wat een “goede beschrijving van de toegangen” (dus inventariseren) kost de volgende “berekening op een bierviltje”. Stel, een archiefmedewerker kan 1,5 m papier verwerken per dag. Met een archief van 4 km is één archiefmedewerker (uitgaande van 230 werkbare dagen van 8 uur per jaar) dan zo’n 11,5 jaar bezig!

Dat het verwerken van kilometers aan archiefmateriaal een mega klus toont ook project Omega van het Stadsarchief Amsterdam aan. Gebrek aan geld, mankracht en tijd was de reden dat 11 kilometer archief nog niet eerder werd ontsloten door het Stadsarchief. Vanaf 1 januari 2016 ontvangt het Stadsarchief vijf maal één miljoen euro voor project Omega om deze achterstand weg te werken. Met ongeveer 25 medewerkers wordt deze klus geklaard. Een grote inspanning.

Onbevredigend gevoel ombuigen door communicatie

Met het verkregen inzicht over het te verzetten werk kon ik begrip opbrengen voor het feit dat het overgedragen archief bij de archiefinstelling nog niet toegankelijk was. Wat nog wel knaagt is dat het onbekend is wanneer de toegang wel mogelijk is. Dit is toch één van hun kernprocessen? Een grove indicatie kan toch wel gegeven worden?

Het lijkt mij goed als archiefinstellingen over dit proces wat meer communiceren (inhoud, tijd, kosten), richting onderzoekers èn archiefvormers. Het zal het begrip èn de waardering ten goede komen.